Tekstovi

Kako ubediti svoje dobavljače da usvoje e-fakturisanje?

2 Jun 2022

Ubedite Vaše prodavce da počnu s e-fakturama i zaboravite na papirne fakture zauvek

Počeli ste s primenom e-fakturisanja. Uključili ste i automatsko plaćanje računa. Ipak, nedostaje jedan deo za kompletiranje Vašeg digitalnog plaćanja – prelazak Vaših dobavljača na e-fakturisanje. Kako možete ubediti svoje prodavce da pređu na e-fakture i odbace papirne fakture? Pre svega prikažite im prednosti. Organizacije koje ne žele da usvoje e-fakturisanje često navode oklevanje njihovih dobavljača da primene e-fakturisanje kao glavni razlog za nastavak primanja/slanja papirnih faktura.

To znači da ubeđivanjem Vašeg prodavca i uveravanje da će dobiti značajnu korist slanjem e-faktura činite veliki korak ka usvajanju e-fakturisanja od strane dobavljača.

Vaši dobavljači treba da shvate da imaju jednaku korist, uglavnom ako rešenje za e-fakturisanje uključuje portal dobavljača.

Šta je portal dobavljača?

Portal dobavljača je samouslužni internet interfejs koji Vam omogućava da automatizujete fakture. Takođe omogućava Vašim dobavljačima da prate status fakture i da vide informacije o plaćanju. Portal obaveštava dobavljače koje su fakture primljene, koje su fakture upućene na odobrenje i koje su fakture već predate na plaćanje. Sa ovakvim portalom dobavljači ne moraju da pozivaju Vaše računovodstveno odeljenje, što rezultira poboljšanim odnosom sa Vašim trgovinskim partnerima. Portal pruža informacije svim stranama a one se odnose pre svega na upravljanje novčanim tokovima.

Uz sve ove prednosti, zašto se Vaši dobavljači opiru usvajanju i primeni e-fakturisanja? Pa stvar je u tome da e ljudi prirodno plaše i opiru promenama. Ali za dobavljače postoji više prednosti nego što je na prvi pogled uočljivo.

Zašto Vaši dobavljači oklevaju da usvoje e-fakturisanje?

Neke od prepreka koje mogu dovesti do neodlučnosti dobavljača u vezi sa e-fakturisanjem:

  • Naknade

Mnogi dobavljači ne žele da plate da bi poslali svoje fakture. Neka rešenja za e-fakturisanje zahtevaju od dobavljača da unapred plate određeni procenat u zavisnosti od iznosa fakture ili paušalnu mesečnu naknadu. Ipak, dobavljači najviše preferiraju model u kojem ne plaćaju.

  • Tehnička implementacija

Hardver, obuka, softver za e-fakturisanje – to su troškovi koje dobavljači ne žele. Mnogi dobavljači koji još uvek šalju papirne fakture ovakve tipove troškova vide kao nepotrebne, a isključivanjem takvih troškova uvećavaju svoje budžete.

  • Ljudski kontakt

Direktan ljudski kontakt je najbolji način komunikacije, što je pristup većine dobavljača. Iz tog razloga je jako teško ubediti dobavljača da pređe na automatizovan proces fakturisanja koji u određenoj meri minimizuje direktan ljudski kontakt. Način da se zaobiđe otpor je da se pronađe rešenje za elektronsko fakturisanje koje će stvarati dodatnu vrednost za Vaše dobavljače. Ukratko, preporučite rešenje za e-fakturisanje koje Vaši dobavljači žele da koriste čak i ukoliko to znači da napravite nekoliko promena i prilagodite se.

  • Odabir rešenja za e-fakturisanje za Vaše dobavljače

Izaberite rešenje koje:

  1. Ima razumnu cenu i nema dodatnih naknada za dobavljače. Ukoliko postoje dodatne naknade uverite se da su zanemarljive i pristupačne dobavljaču.
  2. Pojednostavljuje promenu procesa za dobavljača i ne zahteva previše resursa prilikom promene. Ponudite im opciju za slanje PDF dokumenata tako što ćete izabrati rešenje koje omogućava konverziju PDF faktura u e-fakture. Ideja je da smanjite stepen lične uključenosti ali i omogućite dobavljačima da izvuku prednosti iz e-fakturisanja uz manji prekid u procesima Vašeg dobavljača
  3. Stvara univerzalnu vrednost za prodavce i nudi lako razumljive prikaze vrednosti. Pomaže ukoliko biste mogli da pokažete dobavljačima da je Vaš prelazak na e-fakturisanje stvorio dodatnu vrednost i da je promena bila vredna truda, strpljenja. Izaberite rešenje koje će dobavljaču olakšati početak u e-fakturisanju. Takođe se uverite da Vaš pružalac usluge e-fakturisanja nudi uvid u svoj proces istovremeno naglašavajući prednosti koje Vaši dobavljači nisu mogli da dobiju na drugom mestu. Rešenje bi trebalo da omogući dobavljačima da iskoriste prevremena plaćanja bez prepreka ili ograničenja.
  4. Obavlja usluge za različite tipove dobavljača. Različiti dobavljači se suočavaju s drugačijim izazovima i okolnostima. Prilikom upoznavanja dobavljača s e-fakturisanjem najbolje je pristupiti ponaosob svakom dobavljaču. Izbegavajte slanje mejlova u kojima se preporučuje Vaš pružalac e-fakturisanja. Umesto toga obavite poziv ili pošaljite mejl u kojem pružate savete kako i zašto treba da budu partneri s pružaocem usluge koji nudi rešenja prilagođena njihovim potrebama.
  5. Nudi vrednost zainteresovanim stranama u lancu snabdevanja tako što će prodavac svojim primerom ubediti trgovinske partnere da pređu na e-fakturisanje

Obezbeđivanje jačeg usvajanja e-fakturisanja od strane dobavljača

Iako ste ubedili svog dobavljača da usvoji e-fakturisanje, morate uraditi još nekoliko stvari kako bi osigurani potpuno usvajanje.

To su:

  • Analiza potrošnje – procenite svoju potrošnju kako biste odredili dobre kandidate za e-fakturisanje. To uključuje:
  • Vrednosti plaćanja
  • Broj transakcija po dobavljaču
  • Procenat potrošnje koju predstavlja dobavljač
  • Vaš ugovor sa dobavljačem
  • Reakcija dobavljača po pitanju e-fakturisanja
  • Strateški značaj dobavljača

Možete da pregledate svoju potrošnju pomoću rešenja za elektronsko plaćanje da biste identifikovali dobavljače koji brzo mogu da se pridruže. Verovatno je da će dobavljači koji npr prihvataju plaćanja karticama usvojiti e-fakturisanje nego oni koji to ne čine.

  • Segmentacija dobavljača – prikupljeni podaci iz prethodnog koraka Vam omogućavaju da kategorišete svoje dobavljače. Segmentacija dobavljača vam omogućava da radite sa odeljenjima nabavke i odeljenjima za plaćanje računa kako biste razvili strategije za velike, ugovorene i jednokratne dobavljače.

Zaključak

Čak 85% organizacija i dalje šalje/prima papirne fakture. Ubrzanim usvajanjem e-fakturisanja ova preduzeća će se boriti da steknu ili održe konkurentsku prednost u odnosu na druge organizacije koje uveliko šalju/primaju e-fakture. E-fakture pojednostavljuju proces plaćanja i za Vas i za Vašeg dobavljača, ali i arhiviranje i praćenje finansija. E-fakturisanje mora nuditi vrednost i za Vaše prodavce, ne samo dobavljače. Najvrednija poslovna mreža za kupce je i najkorisnija za prodavce.

Da li ste spremni da se upoznate s e-fakturisanjem? Zakažite konsultacije.

Povezani sadržaj

2 Jun 2022 | Tekstovi

Kako ubediti svoje dobavljače da usvoje e-fakturisanje?

12 Jun 2022 | Tekstovi

B2G e-fakturisanje - Obezbeđivanje usklađenosti

30 April 2022 | Tekstovi

Unimaze Digitizer konačno stiže u Srbiju