Elektronske fakture se izdaju, šalju i primaju u strukturiranom, standardizovanom elektronskom formatu. Zbog svog strukturiranog formata oni se šalju direktno iz ERP sistema pošiljaoca u ERP sistem primaoca. Ovo u velikoj meri smanjuje rizik od ljudskih grešaka jer fakturu ne mora ponovo da ukuca u sistem. Elektronske fakture su jeftinija, ekološki prihvatljivija i vremenski efikasna alternativa papirnim fakturama.
Timovi za nabavku procenjuju zahteve kompanije u svim odeljenjima i generišu specifikacije za proizvode, zadaće (TOR) za potrebne usluge i povezane izjave o radu.
Formalni zahtevi za kupovinu se zatim kreiraju kada se specifikacije finaliziraju. Podnosilac zahteva mora da obezbedi da su sve administrativne procedure ispunjene pre popunjavanja obrasca zahteva za kupovinu.
Službenici za nabavku i/ili šefovi odeljenja pregledaju podnete zahteve za kupovinu. Ako postoji raspoloživi budžet i traženi plan puta je odobren, onda se zahtev prihvata.
Sledeći korak je generisanje naloga za kupovinu prihvaćenih zahteva za kupovinu. Za subjekte male vrednosti može se izvršiti promptna kupovina.
Kao što zahtevi za rekviziciju moraju biti odobreni, tako i nalozi za kupovinu moraju biti odobreni. Ovo ispitivanje treba da obezbedi tačnost i legitimnost traženih stavki. Prihvaćene narudžbenice se zatim šalju dobavljačima. Prodavci imaju mogućnost da pregovaraju, odobre ili odbiju nalog za kupovinu. Kada prodavac odobri nalog za kupovinu, i kupac i dobavljač sklapaju pravno obavezujući ugovor.
Prodavac isporučuje traženu robu, a kupac je pregleda da li odgovara specifikacijama u narudžbini. Roba i/ili usluge se tada ili odobravaju ili odbijaju.
Prodavca procenjuje kupac koristeći skup kriterijuma kao što su usaglašenost sa ugovorom, kvalitet proizvoda/usluga, odzivnost, isporuka na vreme i ukupni troškovi vlasništva. Ako je dobavljač izvršio neizvršenje obaveza, to je takođe zabeleženo.
Potvrda o prijemu robe koja je odobrena se zatim šalje finansijskom timu na carinjenje i plaćanje. Faktura je verifikovana za autentičnost i bez odstupanja. Nevažeće fakture se odbijaju i vraćaju prodavcu na ispravku.
Odobrena faktura omogućava finansijskom timu da oslobodi novac i plati prodavcu u skladu sa uslovima u odobrenoj fakturi. Postoji nekoliko vrsta plaćanja: uz zadržavanje, konačno, na rate, delimično ili avansno.
Elektronske fakture se izdaju, šalju i primaju u strukturiranom, standardizovanom elektronskom formatu. Zbog svog strukturiranog formata oni se šalju direktno iz ERP sistema pošiljaoca u ERP sistem primaoca. Ovo u velikoj meri smanjuje rizik od ljudskih grešaka jer fakturu ne mora ponovo da ukuca u sistem. Elektronske fakture su jeftinija, ekološki prihvatljivija i vremenski efikasna alternativa papirnim fakturama.
