Korak 5 Odobrenje naloga za kupovinu
Kao što zahtevi za rekviziciju moraju biti odobreni, tako i nalozi za kupovinu moraju biti odobreni. Ovo ispitivanje treba da obezbedi tačnost i legitimnost traženih stavki. Prihvaćene narudžbenice se zatim šalju dobavljačima. Prodavci imaju mogućnost da pregovaraju, odobre ili odbiju nalog za kupovinu. Kada prodavac odobri nalog za kupovinu, i kupac i dobavljač sklapaju pravno obavezujući ugovor.
Korak 6 Prijem robe
Prodavac isporučuje traženu robu, a kupac je pregleda da li odgovara specifikacijama u narudžbini. Roba i/ili usluge se tada ili odobravaju ili odbijaju.
Korak 7 Učinak dobavljača
Prodavca procenjuje kupac koristeći skup kriterijuma kao što su usaglašenost sa ugovorom, kvalitet proizvoda/usluga, odzivnost, isporuka na vreme i ukupni troškovi vlasništva. Ako je dobavljač izvršio neizvršenje obaveza, to je takođe zabeleženo.
Korak 8 Odobrenje fakture
Potvrda o prijemu robe koja je odobrena se zatim šalje finansijskom timu na carinjenje i plaćanje. Faktura je verifikovana za autentičnost i bez odstupanja. Nevažeće fakture se odbijaju i vraćaju prodavcu na ispravku.
Korak 9 Plaćanje dobavljača
Odobrena faktura omogućava finansijskom timu da oslobodi novac i plati prodavcu u skladu sa uslovima u odobrenoj fakturi. Postoji nekoliko vrsta plaćanja: uz zadržavanje, konačno, na rate, delimično ili avansno.
Tok procesa nabavke za plaćanje
Elektronske fakture se izdaju, šalju i primaju u strukturiranom, standardizovanom elektronskom formatu. Zbog svog strukturiranog formata oni se šalju direktno iz ERP sistema pošiljaoca u ERP sistem primaoca. Ovo u velikoj meri smanjuje rizik od ljudskih grešaka jer fakturu ne mora ponovo da ukuca u sistem. Elektronske fakture su jeftinija, ekološki prihvatljivija i vremenski efikasna alternativa papirnim fakturama.