Unimaze er hugbúnaðarfyrirtæki sem byggt hefur stafrænt umhverfi sem tengir þig og mótaðila þína með fullri sjálfvirkni í innkaupa- og reikningaferlum.
Rafrænir reikningar eru gefnir út, sendir, og mótteknir á samræmdu rafrænu formi. Þeir eru byggðir skipulega upp og sendir beint frá viðskiptakerfi sendanda til viðskiptakerfis móttakanda. Þetta dregur verulega úr hættu vegan mannlegra mistaka í ferlinu þar sem ekki þarf að slá þá handvirkt inn við móttöku. Þeir eru ódýrari og vistvænni en pappírsreikningar og spara ómældan tíma í samanburði við þá.
Innkaupateymi greina þarfir fyrirtækis þvert á deildir og skilgreina þær fyrir afurðir og þjónustu, viðmiðunarskilmála og verkþarfir.
Formlegar innkaupaþarfir og -skilmálar eru síðan skilgreindar. Innkaupabeiðni þarf að uppfylla allar fyrirfram skilgreinda ferla áður en hún er lögð fram.
Innkaupastjórn eða aðrir deildarstjórar fara yfir beiðnir og samþykkja eða hafna ef ferlum hefur ekki verið fylgt eða skilyrði ekki uppfyllt.
Næsta skref er að búa til pantanir fyrir samþykktum innkaupum, eða ef um ódýr innkaup er að ræða, kaupa beint af búð.
Rétt eins og beiðnir verða að vera samþykktar, verða innkaupapantanir líka að vera samþykktar. Þessi athugun er til að tryggja nákvæmni og lögmæti umbeðinna hluta. Samþykktar innkaupapantanir eru síðan sendar til birgja. Seljendur hafa getu til að semja um, samþykkja eða hafna innkaupapöntun. Þegar seljandi hefur samþykkt innkaupapöntun, gera bæði kaupandi og birgir lagalega bindandi samning.
Seljandi afhendir vöru og kaupandi gengur úr skugga um að hún standist á við pöntun og uppfylli kröfur. Hægt er að hafna móttöku ef varan stenst ekki skoðun.
Seljandi er metinn á grundvelli atriða s.s. uppfyllingu samnings, gæði vöru, svartíma, afgreiðslutíma og kostnaðar.
Reikningur sem berst er sendur til fjármálateymis til afgreiðslu. Hann er borinn saman við móttökuseðil og staðfest að allt stemmi. Ef svo er ekki er reikningi hafnað og hann endursendur til seljanda til leiðréttingar.
Samþykktur reikningur er greiddur skv skilmálum í reikningi, hvort sem það er staðgreitt, með afborgunum, eða fullnaðargreiðsla eftir að áður hefur verið greitt inn á.
