Grein

Stafrænir eða rafrænir reikningar?

24. janúar 2025

Hver er munurinn?

Vilt þú vita muninn á stafrænum og rafrænum reikningum?

Í viðskiptaumhverfi nútímans eru hugtökin "stafrænir reikningar" og "rafrænir reikningar" oft notuð á víxl. Hins vegar er nauðsynlegt að skilja muninn á þessu tvennu til að fyrirtæki geti betur skilið fjármálaferlið sitt, bætt það og aukið á skilvirkni.

Stafrænn reikningur

Stafrænn reikningur vísar almennt til hvaða reiknings sem er búinn til, sendur eða geymdur í stafrænu formi. Þetta getur falið í sér reikninga sem eru gerðir með ritvinnsluforritum eða bókhaldshugbúnaði og vistaðir sem PDF-skrár. Þrátt fyrir að þessir reikningar séu stafrænir, krefjast þeir oft handvirkrar vinnslu, eins og að slá inn gögn eða prenta á einhverjum tímapunkti. Þessi stafræni reikningur getur til að mynda verið PDF-skjal sem er sendur með tölvupósti til viðskiptavinar sem þarf síðan að slá upplýsingarnar handvirkt inn í bókhaldskerfi sitt. Þessi aðferð, þó hún minnki pappírsnotkun, útrýmir ekki allri þeirri óskilvirku handavinnu sem því fylgir og skapar kjör aðstæður fyrir mannleg mistök.

Rafrænn reikningur (e-reikningur)

Rafrænn reikningur, eða e-reikningur, er reikningur sem er gefinn út, sendur og unninn í skipulögðu rafrænu formi sem gerir kerfinu kleift að vinna hann sjálfkrafa án mannlegrar innkomu. Rafrænir reikningar eru oftast búnir til í sniðum eins og XML eða EDI, sem gera það að verkum að þeir tengjast áreynslulaust við bókhaldskerfi sendanda og móttakanda. Þessi sjálfvirkni lágmarkar mistök, ýtir undir hraðari afgreiðslu ásamt því að auka skilvirkni og hagkvæmni í rekstri.

Helstu munir milli stafrænna og rafrænna reikninga

Snið og uppbygging: Stafrænir reikningar skortir oft staðlaða uppbyggingu, sem getur leitt til ósamræmis í gagnaöflun og vinnslu. Rafrænir reikningar fylgja hins vegar stöðluðum sniðum sem tryggja samræmi og samhæfni á milli kerfa

Vinnuaðferðir: Stafrænir reikningar krefjast oft handvirkrar gagnavinnslu, sem eykur líkur á mistökum og tekur lengri tíma til að vinna. Rafrænn reikningur gerir sjálfvirka gagnaflutninga mögulega og draga úr þörf á handavinnu, sem sparar starfsfólki og fyrirtækjum tíma og pening

Skilvirkni og kostnaður: Þó að stafrænir reikningar minnki pappírsnotkun, halda þeir aftur af skilvirkri vinnslu vegna handavinnu. Rafrænir reikningar straumlínulaga allan reikningsferilinn, sem leiðir til sparnaðar og bættrar umsýslu í reikningshaldi

Kostir rafrænna reikninga

Kostnaðarsparnaður: Notkun rafræna reikninga ýtir undir tímasparnað og skilar sér í færri mistökum sem í framhaldi leiða af sér árangursríkari bókhald og hagkvæmni í rekstri

Aukið öryggi: Sjálfvirk gagnavinnsla dregur úr villum og tryggir nákvæmni og tímanlegar greiðslur. Þá er einnig mikilvægt er að hafa í huga að til að tryggja gagnaöryggi þarf að notast við þjónustuaðila sem eru með ISO 27001 öryggisvottun

Umhverfisáhrif: Rafræn reikningsútgáfa stuðlar að sjálfbærni með því að draga úr pappírsnotkun og kolefnisfótspori

Niðurstaða

Bæði stafrænir og rafrænir reikningar fela í sér mikilvæg skref í átt að nútímavæðingu bókhalds og reikningsferla. Hinsvegar bjóða rafrænir reikningar upp á heildrænni lausn með fullri sjálfvirkni og samþættingu milli kerfa. Markaðurinn mun halda áfram á næstunni að tileinka sér umbreytingu í bókhaldskerfum og getur innleiðing ferla með rafræna reikninga veitt samkeppnisforskot með aukinni skilvirkni, hagkvæmni og nákvæmni, umfram það sem stafrænir reikningar bjóða upp á.

Ef það vakna spurningar er hægt að senda fyrirspurn á info@unimaze.com

#unimaze

Tengt efni

Rafræn Reikningagerð
6. ágúst 2020 | Grein

Rafræn Reikningagerð

18. ágúst 2021 | Grein

Innleiðing bókhaldskerfa frá a-ö

Skeytamiðlun Danmörk
1. febrúar 2017 | Grein

Sending reikninga til Danmerkur