Grein

Framtíðin er komin

1. febrúar 2018

Um nokkurra ára skeið hefur verið unnið ötullega að því að gera innkaup á vöru og þjónustu rafræna og losna við pappírsreikninga.

Það er í raun undarlegt að nota pappír til að flytja upplýsingar á milli tveggja rafrænna fjárhagskerfa. Seljandi prentar út reikning úr sölukerfi sínu og kaupandi slær síðan inn upplýsingar á honum inn í sitt fjárhagskerfi. Ýmislegt var þó gert til að reyna að auðvelda þessa vinnu, s.s. með EDI, og minnka villuhættu með því að nota OCR tækni við að skanna inn pappírsreikninga.

Vinna við gera reikninga rafræna hófst þó tiltölulega seint í ljósi þess hve lengi fjárahagskerfi hafa verið til. Fyrir utan EDI (Electronic Data Interchange) þá hófst vinna við þróun á stöðlum fyrir rafræna reikninga eins og við þekkjum þá í dag ekki fyrr en árið 2006, þegar Danir ýttu úr vör vinnu við NESUBL. Það var gert í samstarfi Norðurlandanna og Bretlands (Northern European Subset).

Staðlaráð Íslands tók þessa vinnu upp hér á landi og gaf út staðalinn TS135 árið 2007, sem skilgreindi debet reikning. Því miður var ekki skilgreindur kredit reikningur, sem þýddi að seljendur urðu að senda kreditreikninga á pappír.

Evrópska staðlastofnunin (CEN) ákvað árið 2007 styðja við NESUBL og útfæra staðalinn þannig að hann gagnaðist í viðskiptum milli landa í Evrópu. Niðurstaða þeirra vinnu birtist í CENBII skilgreiningunum (Business Interoperability Interfaces) BII1 (2009) og BII2 (2013). Markmið CEN var að tryggja að hægt væri að senda reikninga með öllum nauðsynlegum upplýsingum innan og milli landa í Evrópu með sjálfvirkni að leiðarljósi, sem er forsenda fyrir sparnaði og umhverfisvernd.

Staðlaráð Íslands gaf út TS136 ( debet reikningur) og TS137 (kredit reikningur) árið 2013 og byggði það á CENBII 1 staðlinum, á sama ári og CEN gaf út nýja staðal BII2 sem leysti BII1 af hólmi.

Verulegir ágallar voru á NESUBL og CENBII1 stöðlunum. Þeim fylgdu ekki staðlaðar kröfur um framsetningu á viðskiptaupplýsingum, sem þýddi að ekki var hægt að beita stöðluðum aðferðum við að sannreyna gæði og réttleika upplýsinga í reikningum. Framsetning á upplýsingum gat verið mismunandi milli seljenda svo móttakandi varð alltaf að rýna alla reikninga. Það þýddi beinlíns að það var ekki hægt að sjálfvirknivæða meðhöndlun á þessum rafrænu skjölum. Það var því ekki hægt að ná fram að fullu því hagræði sem rafrænir reikningar ættu að skila. Töluvert er um reikninga á þessu formi hér á landi og eru þeir enn þessu marki brenndir.

Samhliða staðlavinnu CEN þá var á árunum 2008 – 2012 í gangi tilraunaverkefni, sem kallaðist Peppol, sem miðaði að því að þróa tæknistaðla fyrir rafræn viðskipti. Afrakstur Peppol var í megin dráttum tvíþættur. Annars vegar staðlar til að lýsa gögnum sem þarf fyrir rafræn viðskipti og hins vegar burðarlag til að miðla rafrænum viðskiptaskjölum með tryggum og stöðluðum hætti. Staðlarnir kallast BIS (Busniess Interoperability Specifications) og byggja þeir á CENBII stöðlunum. Burðarlagið kallast Peppolnetið og er það byggt upp af miðlurum sem hafa samskipti sín á milli með tilteknum hætti, svipað og þekkist í tölvupóstsamskiptum.

Staðlastofnun Evrópu (CEN) gaf út staðal fyrir rafræna reikninga í Evrópu árið 2017, sem kallast EN 16931 sem byggir á Peppol BIS 3.0. Staðlaráð Íslands gaf út íslenska útgáfu af honum árið 2018 og kallast hún TS236. Frá janúar 2019 var gefin út reglugerð sem tryggir að opinberir aðilar taki við reikningum skv. TS236.

Með þessum staðli varð alger bylting í rafrænum reikningum í Evrópu og raunar í heiminum öllum. Í fyrsta skipti var komin fram tæknistaðall sem hefur allt sem þarf til að sjálfvirknivæða rafræn viðskipti.

Segja má að framtíðin í rafrænum viðskiptum hafa mætt árið 2017 með Evrópska reikningnum. Þá loks voru forsendur til að ná að fullu þeim ábata sem sjálfvirk rafræn viðskipti fela í sér.

Má þar nefna:

  • Gæði á innihaldi reikninga og réttleiki þess er tryggt í þessum stöðlum, sem þýðir að hægt er að sjálfvirknivæða alla meðferð þeirra.
  • Reikningar geta innhaldið alskyns upplýsingar í samræmi við óskir kaupenda, s.s. kostnaðarstaða, verkefnanúmer eða vöruflokka o.s.frv., sem hægt er að nota til að koma reikningum á réttan stað í bókhaldinu á sjálfvirkan hátt.
  • Mannleg aðkoma að reikningum er hægt að lágmarka með tilheyrandi vinnusparnaði. Í einhverjum tilvikum þarf einhver starfsmaður að samþykkja reikninga, en í öðrum tilvikum er hægt að láta kerfið sjálft um það, s.s. í tilfelli reglulegra rekstrarreikninga eða ef til er rafræn pöntun sem hægt er að nota sem samþykki fyrir reikningi.
  • Staðlarnir opna fyrir það að kaupendur og seljendur geti komið sér saman um flókið og ítarlegt upplýsingaflæði í tengslum við kaup á vöru og þjónustu.

Evrópski reikningurinn EN 16931 (og þar með TS236) er í raun orðin heimsstaðall því auk ESB/EES landa þá er hann notaður í Bretlandi, Kína, BNA, Kanada, Japan, Mexico og Nýja Sjálandi. Peppol netið er á sama hátt orðið að heimsneti sem tryggir að allir geta skipst á rafrænum reikningum með öruggum hætti.

Fyrir íslenskt viðskiptalíf er mikilvægt að nýta sér TS236 staðalinn til að geta fengið fullan ábata af notkun rafrænna reikninga.

Það er engin ástæða til að bíða með að komst inn í framtíðina hvað varðar rafræna reikninga. Það er mjög einfalt að hætta notkun á eldri stöðlum og nota eingöngu TS236 staðalinn.

Tengt efni

7. júní 2022 | Grein

Við kynnum lok POOL-TSPs verkefnisins

Skeytamiðlun Danmörk
1. febrúar 2017 | Grein

Sending reikninga til Danmerkur

Skeytamiðlun í samræmi við kröfur Evrópusambandsins
7. júní 2022 | Grein

Sendill innleiðir skeytamiðlun í samræmi við kröfur Evrópusambandsins