Rafræn Reikningagerð
Reikningar hafa verið prentaðir út og settir í umslag og sendir með pósti frá því að ritvélar voru fundnar upp. Þar áður voru reikningar handskrifaðir. Þegar tölvurnar komu fram á sjónarsviðið varð fyrst engin breyting, þ.e.a.s. í stað þess að nota ritvél, notuðu menn tölvu og prentara, það var að vísu auðveldara og fljótlegra að laga villur.
Svo kom tölvupósturinn, þá varð nú heldur betur bylting enda hægt að senda reikninga rafrænt í tölvupósti til viðtakanda FRÍTT! Eða hvað, var það svo mikil bylting?
Fyrir viðtakanda hafði ekkert breyst, ekki í hundruði ára, viðtakandi þurfti eftir sem áður að slá upplýsingarnar inn í eigið bókhaldskerfi, hvort sem það var ERP kerfi af fullkomnustu gerð eða handskrifuð dagbók keypt í Pennanum (er slíkt enn selt?).
Rafrænir reikningar komu fram á sjónarsviðið á þessari öld og fyrir sendandann hafði það engin áhrif eins og fram er komið. Ávinningur kaupandans er hins vegar gríðarlegur og í raun hin eina sanna bylting hin síðari ára.
Við sem stundum hlaup, hjól, sund eða aðrar íþróttir elskum „smart“ úrin okkar. Sem lesa hjartsláttinn, telja skrefin, mæla sefninn, lesa kg af baðvoginn með bluetooth osfrv…
Það er nákvæmlega það sama sem rafræni reikningurinn gerir fyrir fjármálastjórann. Fjármálastjórinn þarf ekki lengur að slá inn allar upplýsingar, seljandinn gerði það allt saman fyrir hann og sendi honum rafrænt.
Fjármálastjórinn (kaupandans) getur lesið beint inn á cost center og eða bókhaldslykla, verknúmer og fleira og fleira. Bókhaldið verður meira og minna sjálfvirkt.
Því stærri hluta af innkaupferlinu sem fjármálastjórinn gerir rafrænt því meira er hægt að sjálfvirknivæða. Ef reikningur er samhljóma pöntun, þá er samþykki í raun komið fyrirfram. (Að því gefnu að innkaupaðili hafi gert pöntun sem hann hafði heimild til að gera. Því er hægt að stýra á upphæðir, cost center, vörutegundir etc…). Ef innkaupaferill gerir ráð fyrir að öllum innkaupum fylgi pöntun, þá verður samþykktarferill óþarfur.
Sömu sögu er að segja af greiðslu reikninga. Rafræna/stafræna reikninga má stemma af við rafrænar/stafrænar greiðslutilkynningar og þar með verður sá ferill sjálfvirkur.
Því lengra sem gengið er í sjálfvirknivæðingu, því einfaldara verður fyrir stjórnendur að meta núverandi stöðu og horfa fram í tímann í áætlanagerð og ákvarðantöku. Bókhaldið verður skynilega alltaf „up to date“ í stað þess að bíða þurfi X daga í mánuði eftir að búið verði að bóka öll gjöld.
Rafræn reikningagerð með lausn Unimaze er einföld og þægileg í notkun, þú getur byrjað að senda og móttaka strax í dag, hafðu samband og við hjálpum þér í átt að aukinni sjálfvirkni.
