Nabavi pa plati(P2P) je jedan od najsloženijih poslovnih procesa. Tipičan P2P proces se prostire na nekoliko sistema i operacija. P2P je takođe veoma sklon prevari, neefikasnosti i curenju novca. A razlog je jednostavan. Kao prvo, proces uključuje ogroman novčani tok.
U suštini, to znači da stvaranje vidljivosti u celom procesu od izbora dobavljača do konačnog generisanja faktura i prilagođavanja plaćanja može biti izazovno.
Studija Euler Hermes je otkrila da je 70% kompanija iskusilo pokušaj prevare barem jednom između 2018. i 2020. Što je još više zabrinjavajuće, broj ovih slučajeva nastavlja da raste, pogoršavajući situaciju.
U ovom članku istražujemo načine na koje preduzeća mogu da spreče P2P prevare putem automatizovanih kontrola.
Digitalizovani portali dobavljača
Timovi za potraživanja mogu da koriste portale dobavljača da bi utvrdili status fakture i prikupili ključne podatke dobavljača, kao što su informacije o osiguranju, sertifikati o osnivanju i plaćanja.
Digitalizacija portala dobavljača može pomoći da se potvrdi valjanost dobavljača pre unošenja novog zapisa u glavnu bazu podataka. Stavite drugačije; validacija dobavljača se može desiti pre procesa plaćanja sa unapred određenim automatizovanim poslovnim pravilima.
Dalje, automatizovani portali dobavljača mogu biti korisni tokom celog P2P procesa omogućavajući redovnu inspekciju glavne baze podataka dobavljača.
Štaviše, snažna politika unapred za validaciju dobavljača može pomoći u smanjenju beskrupuloznih dobavljača ili zaposlenih koji se ponašaju kao dobavljači.
Verifikacija pristupa
Preduzeća mogu da iskoriste alate za pristup sistemu kako bi potvrdila da nema problema sa njihovim ERP sistemima i, što je najvažnije, da samo ovlašćeni korisnici mogu da obavljaju definisane uloge.
Alati za verifikaciju sistema mogu sprečiti lažnu obradu transakcija u okviru P2P procesa. Na primer, sa uspostavljenim sistemom verifikacije, pojedinac ne može na prevaru stvoriti dobavljača, platiti dobavljaču i poništiti transakciju u glavnoj bazi podataka.
Takođe, proverom pristupa, organizacije mogu sprečiti zaposlene iz različitih odeljenja da pokušaju da obrađuju nepovezane transakcije.
Na primer, zaposleni na računima potraživanja može pokušati da obradi lažne dugove.
Plativi računi za samo-reviziju
Korišćenjem rešenja za P2P automatizaciju za samo-reviziju AP i AR naloga, organizacija može da unese preko potrebnu odgovornost i transparentnost u P2P procese.
Samorevizija može omogućiti preduzećima da obezbede evidenciju o transakcijama, istovremeno pružajući dokaz da su ispoštovane zakonske procedure.
Takođe, revizija znači mogućnost praćenja aktivnosti i interakcije zaposlenih. Na taj način organizacije mogu da obezbede da prava osoba izvrši zadatke koji su im dodeljeni. Revizija smanjuje ne samo rizik od P2P transakcija već i interne pretnje.
Važno je napomenuti da interni akteri uzrokuju do 47% svih prijavljenih lažnih aktivnosti.
Elektronsko fakturisanje
Elektronsko fakturisanje je osnova P2P automatizacije jer eliminiše ručne procese i fakture na papiru.
Tačnije, prelazak na e-fakture smanjuje rizik od grešaka kao što su:
- Pravljenje duplikata faktura
- Plaćanje netačnih iznosa
- Plaćanje pogrešnim dobavljačima
- Plaćanje transakcija p-card na fakturama
Usvajanje elektronskog fakturisanja takođe omogućava odeljenju za plaćanje računa da se fokusira na druge stvari kao što su poboljšanje P2P procesa, analitike i kontrola.
Pored smanjenja rizika od prevare, e-fakturisanje u kontrolama Segregacije dužnosti (SoD)
Automatizovana izmirenja
P2P automatizacija nudi strateški način za otkrivanje nepravilnosti koje bi mogle dovesti do ili ukazati na prevaru. Automatizacija omogućava organizacijama da pomire i verifikuju informacije i dokumente pre transakcije.
Na primer, putem automatizacije, banka može da upozori dobavljača ako se detalji na njihovoj fakturi ne poklapaju sa informacijama u glavnoj bazi podataka. Na taj način, računovodstvo može brzo da reši problem sa dobavljačem.
Ono što je najvažnije, računovodstvo može otkriti da li su podaci dobavljača lažno promenjeni. Takođe, automatizacija omogućava unakrsno uparivanje faktura da bi se unapred otkrile bilo kakve nedoslednosti.
Kreiranje indikatora novčanih tokova i alata za praćenje
P2P automatizacija može omogućiti organizacijama da postave alate za merenje i indikatore koji nude promene tokova gotovine u realnom vremenu, varijacije aktivnosti i srodne prognoze.
Na taj način, finansije, obaveze prema dobavljačima i menadžeri nabavke mogu otkriti nepravilnosti koje mogu uzrokovati kašnjenje plaćanja. Dalje, menadžeri mogu iskoristiti ove informacije da kreiraju politike koje će pomoći u suzbijanju prevare.
Međutim, indikatori koji mogu pomoći da se poboljšaju P2P procesi uključuju:
- Zahtevi za kupovinu čekaju odobrenje u odnosu na budžet organizacije
- Procenat faktura u vezi sa porudžbinama
- Vreme obrade fakture
- Troškovi nastali u procesu uključuju
- Naknade i kazne nastale za obradu faktura
Za kraj
Preduzeća gube milione dolara na svojim P2P procesima zbog nenamernih grešaka, neefikasnih kontrola i zloupotrebe sredstava.
Uz preplatu koja sama košta tipične kompanije milione dolara, otkrivanje nepravilnosti pre nego što se one pojave može dovesti do značajnih ušteda.
Unimaze P2P rešenje za automatizaciju može da omogući organizacijama da poboljšaju način na koji obavljaju posao kroz optimizaciju procesa, smanje greške i prevare uz postizanje usklađenosti.
Pružamo vanredno rešenje koje pomaže preduzećima da ublaže rizike u svom P2P procesu.
Stupite u kontakt sa nama ako tražite softver za P2P automatizaciju koji će vam pomoći da se nosite sa prevarama jednom zauvek.
