Tekstovi

Kako biti uspešan u projektu e-fakturisanja

24 Maj 2022

Kako uspostaviti e-fakturisanje u poslovanje/organizaciji

Zahtevi za e-fakturisanje razlikuju se od zemlje do zemlje. Na primer, e-fakturisanje u Ujedinjenom Kraljevstvu zahteva da naručioci prihvate e-fakture u skladu sa evropskim standardom.

Korak 1: Upoznajte se sa zakonskim zahtevima u Vašoj zemlji

Zahtevi za e-fakturisanje razlikuju se od zemlje do zemlje. Na primer, e-fakturisanje u Ujedinjenom Kraljevstvu zahteva da naručioci prihvate e-fakture u skladu sa evropskim standardom.

Naravno, ovi propisi mogu biti drugačiji u Srbiji, Mađarskoj, Japanu ili bilo kojoj drugoj zemlji.

Zašto je ovaj korak ključan?

Za početak, neki od razloga zbog kojih ćete želeti da se dobro upoznate sa zakonima o elektronskom fakturisanju u Vašem regionu uključuju:

  • Odobrenje/akreditacija od Vaše lokalne poreske uprave da dokažete da ispunjavate sve tehničke uslove za proces izdavanja e-faktura, prijema, razmene i prihvatanja.
  • Da biste bili sigurni da izdajete e-fakture u formatu koji je univerzalno prihvatljiv u Vašem regionu.
  • Da bi se utvrdili zahtevi za sadržaj koje nameću vlasti ili trgovinski partneri.
  • Da biste omogućili arhiviranje prema specifičnim zahtevima Vaše zemlje.
  • Da bismo Vam pomogli da se pridržavate implikacija na bezbednost podataka i zaštitu elektronskih dokumenata.

Ono što želimo da kažemo je da kada primenjujete e-fakturisanje, želite da sve dobijete kako treba od samog početka da biste izbegli nepotrebne greške ili kašnjenja kasnije.

Korak 2: Odredite najbolji metod za uvođenje e-fakturisanja

Postoji nekoliko načina za implementaciju elektronskog fakturisanja. Izbor jedne metode u odnosu na drugu zavisi od specifičnih potreba i zahteva Vašeg poslovanja.

Neke uobičajene metode implementacije uključuju:

  • Elektronsko fakturisanje i cloud arhiviranje – Idealno za prilično male organizacije koje ne razmenjuju mnogo dokumenata. Metod takođe dobro funkcioniše ako želite da oslobodite svoj ERP sistem ili server od skladištenja e-faktura.
  • Elektronsko fakturisanje i arhiviranje na licu mesta – Dobro funkcioniše ako je Vaša primarna briga centralno upravljanje i arhiviranje na nivou organizacije. Opcija je takođe idealna za organizacije koje žele da autsorsuju automatizaciju poslovnih dokumenata.
  • Arhiviranje dolaznih dokumenata i automatizacija unosa podataka putem XML-a – Ovaj metod Vam je bolji ako ne šaljete mnogo poslovnih dokumenata, ali dobijate znatnu količinu dokumenata i želite da uštedite na unosu podataka i arhiviranju.
  • Automatski unos podataka za dolazne poslovne dokumente i odlazne porudžbine – Idealno za organizacije koje razmenjuju mnoge poslovne dokumente sa svojim trgovinskim partnerima. Metod takođe funkcioniše za organizacije koje žele da smanje broj dokumenata kojima rukuju odeljenja za računovodstvo i kupovinu.

Naravno, razumevanje ovih metoda može biti izazovno, posebno ako ste prvi put.

Međutim, možete da radite sa svojim IT i računovodstvenim timom i dobavljačem pristupne tačke da biste utvrdili koje metode najbolje funkcionišu za Vaše poslovanje.

Korak 3: Proverite koliko Vaših trgovinskih partnera koristi e-fakturisanje

Jedna od prednosti e-fakturisanja je da Vam pomogne da budete plaćeni na vreme.

Stoga je važno utvrditi da li Vaši trgovinski partneri mogu da primaju e-fakture. Ideja je da Vam pomogne da izmerite povraćaj ulaganja (ROI) i brzinu tranzicije.

U ovom trenutku, želećete da uradite sledeće:

  • Navedite sve svoje trgovinske partnere
  • Odredite koji klijenti mogu da primaju e-fakture. Podelite svoje klijente u dve grupe – one koji mogu da primaju e-fakture i one koji ne mogu

U idealnom slučaju, želite da osigurate da većina Vaših trgovinskih partnera može barem da prima e-fakture.

Mora da razmišljate – zašto ne govorimo o tome da Vaši trgovinski partneri ne šalju e-fakture.

Pa, to je zato što sve dok druga strana može da šalje PDF fakture kao prilog e-pošte, uvek ih možete pretvoriti u e-fakture. Govoreći o PDF fakturama, možete saznati više o tome kako da konvertujete PDF fakturu u e-fakturu u 3 koraka.

Šta ako većina Vaših trgovinskih partnera ne može da prima elektronske fakture?

Morate ih senzibilizirati zašto bi trebalo da prihvate e-fakture. Na kraju krajeva, razmena e-dokumenata je budućnost poslovanja.

Korak 4: Izaberite dobavljača

Sledeći korak uključuje pronalaženje dobavljača e-fakturisanja koji će Vas povezati sa mrežom za elektronsko fakturisanje kao što je PEPPOL. Želite da imate posla sa dobavljačem koji može da ispuni specifične potrebe Vašeg poslovanja kao što je navedeno u koraku 2.

Ipak, najbolji provajder e-fakturisanja treba da ispuni sledeće kriterijume izbora:

  • Garantujte kompatibilnost sa Vašim lokalnim propisima o e-fakturisanju
  • Obezbedite prilagođeno rešenje za Vaše specifične poslovne potrebe
  • Garancija brzog uvođenja elektronskog fakturisanja u Vašoj organizaciji
  • Ponudite rešenje koje je u skladu sa Vašim budžetom. Međutim, neophodno je napomenuti da implementacija e-fakturisanja nije nužno jeftina. Međutim, cena može varirati u zavisnosti od Vaših posebnih potreba.
  • Obezbedite odličnu uslugu korisnicima
  • Adekvatan tehnološki kapacitet
  • Imati dovoljno iskustva i znanja
  • Garancija interoperabilne komunikacije
  • Budite PEPPOL sertifikovani dobavljač pristupne tačke

Korak 5: Obučite svoje timove

Iako su osnove elektronskog fakturisanja jednostavne za razumevanje, Vaši timovi, posebno IT i računovodstvo, mogli bi imati koristi od orijentacije o tome kako funkcioniše e-fakturisanje. Na taj način oni mogu da iskoriste sistem i izvuku maksimum iz njega.

Ali, ko može da trenira Vaše timove?

Pa, dobar provajder e-fakturisanja ne bi trebalo da ima problema da obuči Vaše osoblje.

Napomena – Važno je da nastavite da ohrabrujete svoje postojeće i nove trgovinske partnere da usvoje e-fakturisanje kako biste bili sigurni da ćete dugoročno ostvariti povraćaj ulaganja od 100%.

Unimaze Vam može pomoći da započnete sa projektom e-fakturisanja

Kao što je navedeno, Vaš izbor dobavljača elektronskog fakturisanja igra značajnu ulogu u određivanju uspeha Vašeg projekta e-fakturisanja.

U Unimaze-u smo posvećeni tome da osiguramo da Vaš prelazak sa papirnih faktura na e-fakture bude gladak, dinamičan i završen u najkraćem mogućem roku.

Mi smo PEPPOL sertifikovani dobavljač pristupnih tačaka sa bogatim iskustvom i posvećenim timom za podršku.

… Dakle, da li ste spremni da počnete sa e-fakturisanjem?

Neka Vam Unimaze pomogne da implementirate projekat e-fakturisanja!

Povezani sadržaj

3 Mart 2022 | Tekstovi

E-fakturisanje u Singapuru

31 Maj 2022 | Tekstovi

Ubrzajte se uz automatizaciju računovodstva 

30 April 2022 | Tekstovi

Unimaze Digitizer konačno stiže u Srbiju