Automatizacija Vaših računovodstvenih procesa je jedan od najinovativnijih poslovnih poteza koji možete da napravite. Rukovodioci počinju da shvataju da je automatizacija računovodstva motivacija za zaposlene, i na taj način povećava produktivnost.
Zašto je Vašoj organizaciji potrebno automatizovano računovodstvo?
Računovodstveni i finansijski timovi često gaje zabludu da automatizacija može preuzeti njihove uloge. Umesto toga, automatizacija nastoji da pomogne timovima da bolje obavljaju svoj posao. Ukoliko pogledamo ručni način fakturisanja – on oduzima dosta vremena i veoma je naporan. Dnevni zadaci u organizaciji koja koristi papirne fakture uključuju:
- Ručni unos podataka
- Česte diskusije i nesuglasice između računovodstvenih timova
- Verifikaciju podataka
- Arhiviranje i bezbedno čuvanje papirnih faktura
Ovo jesu zadaci niskog prioriteta i bez ikakvog poslovnog uticaja. Računovodstveni timovi troše velike napore i vreme da održavaju navedene aktivnosti. Ulaganjem u elektronski softver, sav težak posao potpada pod automatizaciju i na jedan klik od rešenja. Zbog toga računovodstveni timovi imaju vreme za druge poslovne obaveze sa velikim uticajem na poslovanje.
Od početka pandemije, 37% organizacija je automatizovalo najmanje jedan kritičan poslovni proces. Od toga, 66% planira da automatizuje i druge kritične poslove kako bi bolje odgovorilo izazovu rada na daljinu. – Mekinsi
Pitanje je odakle početi automatizaciju računovodstvenih procesa kao vlasnik organizacije?
Prvi korak je razumevanje važnosti izbora pravog rešenja za automatizaciju. Softver za automatizaciju može pomoći u negovanju bolje saradnje i blagovremenom završetku zadataka kroz eliminaciju fizičke udaljenosti između timova. Ovaj tekst se bavi pitanjima vezanim za automatizaciju računovodstva, zašto Vam je potrebna, kako odrediti koji proces automatizovati i šta automatizovati kako biste ostvarili profit, maksimalnu produktivnost.
Kako identifikovati procese koji se trebaju automatizovati?
Možete koristiti nekoliko strategija da odredite poslovne procese koje želite da automatizujete. To uključuje:
- Odabir poslovnih procesa koje Vaši računovodstveni i finansijski timovi ne mogu da ostvare na daljinu
- Identifikacija procesa u kojima menadžeri i rukovodioci na najvišem nivou nemaju kontrolu i uvid
- Procese u kojima ljudski faktor često pravi greške, netačnosti
Ovo predstavlja polaznu tačku. Osim toga, podrazumeva se da ste naučili da izaberete nestabilne procese što znači da ste započeli put ka potpunoj digitalizaciji poslovanja. Koje računovodstvene operacije imaju korist od automatizacije?
Računovodstvene operacije koje se poboljšavaju primenom automatizacije
Ovi procesi imaju veliku korist od automatizacije:
Automatizacija potraživanja
Automatizacija potraživanja može dramatično da umanji zavisnost od ljudske intervencije i u isto vreme oslobodi novčani tok. Automatizacija ova dva procesa znači generisanje, podnošenje, verifikaciju i odobravanje svih uključenih u okviru jednog alata. Najbolji deo je da Vaši finansijski timovi ne moraju da se trude prilikom pronalaženja kontakta u slučaju plaćanja zato što im tu informaciju pruža softver. Povrh svega upravljanje dokumentima postaje prilično jednostavno, a revizije lake i usaglašene. Automatizacija potraživanja pruža bezbedno skladištenje, pa Vaše računovođe mogu lako doći do informacija. Automatizacijom se ograničava pristup odobravanju faktura i tako se kompanija štiti od prevara zato što samo ovlašćeni ljudi bivaju uključeni u otplatu dugovanja. Unimaze obezbeđuje automatizaciju potraživanja za male organizacije i tako pojednostavljuje procese plaćanja u malim organizacijama.
Saznajte kako Unimaze može pomoći u automatizaciji obaveza prema dobavljačima.
Fakturisanje
Statistika pokazuje da troškovi rada čine više od 50% svih troškova povezanih sa sistemima potraživanja organizacije. Prednost automatizacije seže i dalje od toga, posebno ukoliko želite da držite novčani tok pod kontrolom. Automatsko fakturisanje može pomoći oko brže isplate. Većina organizacija plaća sa zakašnjenjem, a neplaćene fakture u SAD-u iznose neverovatnih 800+ milijardi. Prosečno vreme čekanja na dobijanje fakture je 72 dana. Automatizacijom fakturisanja se podrazumeva da su Vaše knjige uvek ažurne. Možete imati pristup finansijskim izveštajima u realnom vremenu, što je sjajno ukoliko ste uvek u pokretu. Najefikasniji način za automatizaciju fakturisanja je usvajanje i implementacija e-fakturisanja. Za početak e-fakturisanje podržava automatizaciju potraživanja i na taj način pojednostavljujete procese, uključujući integraciju dobavljača, masovne obrade plaćanja i automatizaciju procesa rutinskih zadataka.
Kritičan element automatizacije kroz fakturisanje je izbor rešenja za e-fakturisanje. E-fakturisanje je izazov. Različiti trgovinski partneri i dobavljači mogu tumačiti standard e-faktura. Kao rezultat ne postoji jedinstvena verzija e-fakture koja bi odgovarala svakom dobavljaču, što dovodi do tekućeg održavanja bez jasnog vlasništva kada se pojavi problem. I bez analize od kraja do kraja ili izveštavanja, izazov i dalje postoji. Podaci u XML dokumentu su izmenjeni zato što svaki dobavljač ima svoju verziju i to pogoršava situaciju. Unimaze ima razvijen softver za e-fakturisanje sa mašinskim učenjem veštačke inteligencije i korisnički interfejs prilagođen korisniku kojim se zaobilaze ovi izazovi.
Pored toga kroz Unimaze rešenje možete da konvertujete PDF fakture u e-fakture u par klikova. PDF fakture se u trenutku pretvaraju i bivaju spremne za plaćanje.
