Tekstovi

Automatizacija elektronskih nabavki 101

Invalid Date

Najpouzdaniji koraci koje treba slediti kada želite da automatizujete svoj elektronski proces nabavke.

Uz automatizaciju eNabavke, možete steći bolji uvid u potrošnju Vase organizacije i poboljšati svoje strategije nabavke. Kada znate šta trošite, na koga i zašto, tim za nabavke može bolje da razume trenutne i buduće potrebe Vaseg poslovanja. Takođe, može vam pomoći da identifikujete buduće prilike i uštede.

Danas, preko 85 odsto poslovnih lidera daje prednost digitalizaciji. U stvari, preko 65 procenata rukovodilaca C-suite se plaši da će zbog neuspeha digitalizacije svojih organizacija izgubiti svoju konkurentsku prednost. Jedan od procesa koji vam može pomoći da digitalizujete svoje poslovanje je e-nabavka. Za početak, e-nabavka je kupovina i prodaja zaliha, usluga, opreme i radova preko veb interfejsa ili umreženog sistema. Elektronska automatizacija koja postavlja sistem koji osigurava da se interakcija između organizacije, njenih kupaca i drugih partnera u lancu vrednosti odvija automatski.

Koje su prednosti automatizacije e-nabavke?

Automatizacija procesa nabavke nudi značajne prednosti Vasem poslovanju, uključujući:

Eliminiše ponavljajuće i naporne zadatke

Ručna obrada faktura dobavljača je iscrpljujuća i stresna. Ljudi u finansijskim krugovima ovo stanje nazivaju „prokletom“. Takođe, uvek postoji verovatnoća da nedostaju brojevi narudžbenice ili PDV-a, stavke porudžbina koje se ne podudaraju i netačne finansijske vrednosti. Ručno ispravljanje ovih propusta je iscrpljujuće i dugotrajno. Međutim, ove neprijatnosti možete brzo da eliminišete korišćenjem softvera eNabavke za automatizaciju procesa.

Pomaže u uštedi vremena u pronalaženju novih dobavljača

Kada tražite nove dobavljače, želite da budete sigurni da imate posla sa pouzdanim entitetom. Pronalaženje pouzdanog dobavljača može biti zamoran poduhvat pokušaja i grešaka.

Elektronska automatizacija nabavke vam omogućava da ostvarite najbolju vrednost i povećavate šanse da dobijete idealnog dobavljača. Pošto nema papirologije, možete uštedeti ručne režije i vreme utrošeno na pregovore sa dobavljačem.

Dalje, možete biti sigurni da ćete pronaći pravog dobavljača jer samo oni koji ispunjavaju Vase specifične kriterijume na početku procesa mogu da se prijave za posao.

Pomaže da poboljšate svoju strategiju nabavke

Uz automatizaciju eNabavke, možete steći bolji uvid u potrošnju Vaseg organizacije i poboljšati svoje strategije nabavke. Kada znate šta trošite, na koga i zašto, tim za nabavke može bolje da razume trenutne i buduće potrebe Vaseg poslovanja. Takođe, može vam pomoći da identifikujete buduće mogućnosti i uštede.

Poboljšava vidljivost potrošnje

Kao vlasnik organizacije, želite da preuzmete svoje troškove za bolje upravljanje gotovinom. Međutim, uspostavljanje vidljivosti potrošnje nije lako, posebno ako vodite veliku kompaniju sa složenim, indirektnim troškovima.

Sa automatizacijom e-nabavke, međutim, možete pratiti i pratiti šta svako odeljenje troši jednim klikom na dugme. Na taj način možete postići bolju kontrolu troškova i novčanih tokova.

Zamislite to kao strategiju koja će vam pomoći da identifikujete mogućnosti za uštedu troškova koje će omogućiti precizniji proces budžetiranja.

Osigurava brži rok od porudžbine do isporuke

Skraćivanje rokova od porudžbine do isporuke automatizovanjem odobravanja zahteva je od suštinske važnosti da biste iskoristili prednosti e-nabavke.

Omogućavanjem brzih onlajn odobrenja, softver eNabavke eliminiše zastoje za korisnike i odobravaoce. Takođe osigurava da Vas tim za nabavku ne mora da se bavi papirnim tragovima ili da odlaže dokumente.

Najbolje prakse automatizacije e-nabavke

Sada znate koje su prednosti e-nabavke.

Sledeće pitanje je koji su najbolji koraci koje treba slediti kada želite da automatizujete svoj elektronski proces nabavke? Evo detaljnog pregleda:

Korak 1: Analizirajte ceo P2P proces

Automatizacija e-nabavke je složen i dalekosežan proces koji će uticati na više odeljenja.

Zbog toga ćete želeti da pogledate svako odeljenje i ispitate svoj proces od kupovine do plaćanja da biste utvrdili kako će elektronske nabavke uticati na Vas tim.

U idealnom slučaju, želite da budete sigurni da svi razumeju uticaj tranzicije. Na taj način ćete minimizirati prekide poslovnih procesa.

Korak 2: Uključite menadžment

Kada implementirate sistem koji utiče na više odeljenja, kao što je eNabavka, želite da budete sigurni da imate punu podršku svog menadžmenta.

Najbolji pristup je da se senzibilizira menadžerski tim o prednostima automatizacije e-nabavke.

Dobra praksa je da navedete prednosti i nedostatke automatizacije. Takođe, obavestite menadžment o dugoročnim prednostima automatizacije nabavki.

Zašto je ovo neophodno?

Kao prvo, menadžerski tim je bliži zaposlenima koji će koristiti sistem kada se implementira. U suštini, ovo znači da je menadžment u boljoj poziciji da osigura da relevantna odeljenja koriste automatizaciju i sve što nudi.

Korak 3: Odaberite dobro rešenje za automatizaciju e-nabavke

Sa svima na brodu, vreme je da izaberete softver za e-nabavke. Bolje vam je sa rešenjem koje je intuitivno i super jednostavno za korišćenje.

Zapamtite, primarni razlog zbog kojeg želite da automatizujete nabavku je poboljšanje brzine i efikasnost procesa.

Kako možete znati da li je određeno rešenje za e-nabavke vredno toga? Evo nekoliko uputstava:

  1. Pročitajte nezavisne recenzije da biste videli šta prethodni korisnici imaju da kažu o softveru.
  2. Analizirajte karakteristike rešenja da biste utvrdili da li su ono što Vasoj organizaciji treba.
  3. Uzmite u obzir cenu softvera da biste bili sigurni da je u okviru Vasih procena budžeta.
  4. Proverite da li će dobavljač pomoći da se sistem uvede u Vasu organizaciju.
  5. Pitajte prodavca da li mogu da garantuju podršku u budućnosti.

Naravno, najbolje rešenje za e-nabavke treba da ponudi sve gore navedeno i da zadovolji Vase jedinstvene potrebe.

Korak 4: Implementirajte e-nabavke i obučite svoj tim

Sada kada ste pronašli idealno rešenje, vreme je da ga usvojite u svojoj organizaciji. Kao što je pomenuto, prodavac bi trebalo da pomogne u integraciji softvera u Vas trenutni sistem nabavke.

Takođe, želite da obučite svoj tim kako da na najbolji način iskoristite softver. Opet, prodavac treba da pomogne u obuci.

Zaključak

Elektronske nabavke nude prednosti koje će transformisati Vase poslovanje i poboljšati Vas odnos sa dobavljačima.

Ipak, ključ uspešnog usvajanja i naknadne implementacije počinje u odabiru pravog dobavljača.

Unimaze vam može pomoći da automatizujete svoj proces eNabavke putem naših inovativnih rešenja zasnovanih na oblaku.

Ako želite da pređete sa ručne nabavke ili tražite automatizaciju e-nabavke koja je jedinstvena za potrebe Vase organizacije, možemo vam pomoći.

Zakažite sesiju konsultacija za dalju diskusiju sa našim tehničkim timom.

Povezani sadržaj

31 Maj 2022 | Tekstovi

Digitalno plaćanje – Ubrzajte svoj poslovni uspeh 

31 Maj 2022 | Tekstovi

Ubrzajte se uz automatizaciju računovodstva 

24 Mart 2022 | Tekstovi

E-fakturisanje u Poljskoj