Tekstovi

Kako da kontrolišete procese dugovanja (AR) i potraživanja (AP)

31 Januar 2020

Efikasno upravljanje potraživanjima (AR) i dugovanjima (AP) svodi se na jednu stvar – automatizaciju.

Sa automatizacijom možete izraditi i poslati fakture u roku od nekoliko minuta, čime pružate mogućnost Vašim klijentima da plate na vreme

Vidite, ručno upravljanje dugovanjima i potraživanjima (u daljem tekstu AR i AP) može biti naporno. Osim toga, sprečava Vaše timove da se fokusiraju na druge produktivne zadatke. Sa druge strane, automatizacija AR-a i AP-a ubrzava ceo proces i osigurava da je manje sklon greškama. Osim toga, čini Vaše zaposlene srećnim i, naravno, produktivnim. Uprkos tome, automatizacija je donekle složen koncept i često postavlja pitanja.

Dakle, pre nego što pogledamo koje procese možete da automatizujete da biste preuzeli kontrolu nad AR i AP, prvo ćemo razgovarati o osnovama.

Prednosti automatizacije računa

Počećemo od toga kako automatizacija AP-a može učiniti stvari mnogo lakšim za Vašu organizaciju.

Možete kreirati preciznije fakture

Slanje faktura koje sadrže greške nije dobro za poslovanje. Osim što će narušiti reputaciju Vaše kompanije, ovo može dovesti i do potencijalne pravne odgovornosti. Automatizacija AP naloga vam omogućava da zaobiđete uobičajene greške povezane sa ručnim unosom podataka, kao što su nedostajući ili netačni detalji.

Možete brzo pratiti zapise

Ručno upravljanje AP-om znači bavljenje puno papirologije. Problem je što se papir lako može izgubiti. Štaviše, fizički zapisi se mogu premeštati, povećavajući verovatnoću da se važni poslovni dokumenti zagube.

Softver za automatizaciju AP-a, sa druge strane, pojednostavljuje Vaše poslovne zapise i aktivnosti, omogućavajući vam da ih pratite jednim klikom na dugme. Povrh toga, štedi fizički prostor za skladištenje.

Poboljšava efikasnost

Greške treba vremena da se isprave, što može naštetiti ukupnoj efikasnosti i produktivnosti Vaših zaposlenih.

AP automatizacija oslobađa Vaše radnike od gubljenja vremena na besmislene ili ponavljajuće zadatke, štedeći vam novac u tom procesu.

Podstiče bolju saradnju na radnom mestu

Kada automatizujete AP, stvarate koheziju u odeljenju finansija. Svako može da vidi kretanje faktura od trenutka kada uđu u sistem do odobrenja.

Efekat talasanja je saradnja u realnom vremenu na deljenim dokumentima, potvrđivanju detalja i rešavanju netačnosti. Takođe smanjuje sporove i frustracije oko toga šta može biti proces iscrpljivanja.

Prednosti automatizacije računa potraživanja

AR automatizacija takođe ima svoje prednosti, od kojih su neke navedene u nastavku.

Smanjuje troškove obrade plaćanja

Automatizacija računa potraživanja u velikoj meri smanjuje količinu novca koju Vaša organizacija troši na obradu plaćanja.

A lepota toga je u tome što možete automatizovati sve, od transfera novca do unosa zapisa u knjige i transfera novca na različite račune.

Stvara prostor za brža plaćanja

Da li ste znali da 82% organizacija propada zbog problema sa protokom novca? Iako se ovo može pripisati nemogućnosti da generišu dovoljno prihoda, mnoge organizacije se suočavaju sa ovim problemom jer ne mogu da budu plaćena na vreme. Osim toga, ručno slanje faktura na kraju meseca pogoršava situaciju. Sa AR automatizacijom, međutim, možete da kreirate i šaljete fakture za nekoliko minuta, omogućavajući Vašim klijentima da vam plate na vreme.

Poboljšava korisničku uslugu

Što su Vaši klijenti srećniji, veća je verovatnoća da će vam platiti na vreme.

Rešenje za automatizaciju AR koje se može integrisati sa Vašim CRM i ERP sistemom omogućava vam da locirate izgubljene fakture i brzo otkrijete netačne detalje, pomažući bržem rešavanju problema.

Na taj način, Vaši klijenti mogu da vam plate, a da ne naiđu na nepotrebne smetnje, što vam dodatno pomaže da negujete zdrav odnos između organizacije i klijenta.

I, baš kao što je to slučaj sa AP-om, automatizacija AR-a takođe pomaže u smanjenju ljudskih grešaka.

Zaista, postoji svaki razlog da automatizujete svoje AR i AP naloge. Pitanje tada postaje:

Kako možete da upravljate svojim AR i AP procesima pomoću automatizacije?

Možete ostati u toku sa svojim AR i AP procesima tako što ćete dozvoliti Vašem sistemu da obavlja nekoliko zadataka u Vaše ime. Podelićemo ga na automatizaciju AR i AP.

Automatizacija računa potraživanja

Evo sažetka zadataka koje možete automatizovati da biste dobili veću kontrolu nad Vašim AR procesima.

Uskladite fakture za zadržavanje sa procenama

Pomoću softvera za automatizaciju AR-a možete da uradite sledeće:

  • Pretvorite procene koje su Vaši klijenti već odobrili u rezervne fakture
  • Oduzmite zalog od ukupnog iznosa za buduće fakture
  • Pošaljite privremene fakture svojim klijentima

Na taj način možete dobiti unapred plaćanje za procene koje su odobrili klijenti, što vam omogućava da poboljšate tok novca u svom poslovanju.

Podesite podsetnike za plaćanje

Zakašnjela plaćanja su uzrokovana dvema stvarima – nepodsećanjem kupca da je njegova faktura dospela ili slanjem fakture sa zakašnjenjem.

Sa AR automatizacijom, ovo ne bi trebalo da bude problem. Možete da podesite sistem koji će metodično podsećati i slati obaveštenja Vašim klijentima pre, tokom i nakon što faktura prođe rok.

Usklađivanje faktura

Usklađivanje faktura je ključni proces u vođenju svakog posla. Ručno usaglašavanje faktura može biti veoma iscrpljujuće. Osim toga, jedan mali previd može da Vas vrati satima ili čak danima unazad.

Tok rada i komunikacije korisnika

Koliko često razgovarate sa svojim klijentima? Mnoga odeljenja za AR dolaze do kupaca samo kada plaćanje kasni, a situacija se onda pretvara u nadoknađivanje. Budući da imate bolje stvari nego da jurite svoje klijente da vam plate, bolje vam je da automatizujete ove podsetnike.

Automatizacija obračuna obaveza

Automatizacija AP zadataka u nastavku može pomoći da pojednostavite tok posla i poboljšate način na koji vodite svoje poslovanje.

Prijem i evidentiranje faktura

Primanje faktura od prodavaca je jednostavan zadatak. Ili je to? Razvrstavanje i usmeravanje faktura dobavljača poslatih u različitim formatima može biti rigorozan poduhvat. A onda postoji sve veća mogućnost grešaka sa ručnim unosom.

AR automatizacija eliminiše obradu faktura na papiru, omogućavajući vam da automatski kategorišete i usmeravate svoje fakture, što vam štedi vreme i obezbeđuje tačnost.

Odobrenje plaćanja

Ručno odobravanje faktura je glomazno i često dovodi do kašnjenja u plaćanju i kazni.

Automatsko odobravanje faktura i usmeravanje ubrzava proces. Možete da usmerite fakture pravoj osobi za odobrenje u nekoliko klikova, poboljšavajući tok posla i povećavajući efikasnost.

Podudaranje faktura

Softver za automatizaciju AR omogućava vam da elektronski skladištite relevantne dokumente Vašeg trgovinskog partnera. Takođe automatski uparuje fakture sa odgovarajućim dokumentima, značajno ubrzavajući radni tok Vaših obaveza prema računima.

Upiti o plaćanju dobavljača

Sa elektronskim portalom dobavljača, Vaši dobavljači mogu da se prijave i provere napredak svojih faktura i plaćanja. Na taj način, Vaš AP tim neće morati da gubi vreme na pozive koji odgovaraju na upite o plaćanju dobavljača.

Možemo pomoći sa AR i AP automatizacijom

Ručno upravljanje AR i AP procesom ostavlja Vaše finansijsko odeljenje lišenim energije, istrošenim i nemotivisanim, što dovodi do grešaka, odloženih plaćanja i sveukupne neefikasnosti.

Obrnuto, automatizacija AR i AP poboljšava atmosferu u Vašem poslovanju, istovremeno osiguravajući da Vaši timovi budu bez napetosti.

Takođe omogućava vama, zaposlenima, da razmišljate proaktivnije, poboljšate odnos sa svojim trgovinskim partnerima i povećate produktivnost – što je upravo ono što bi trebalo da bude.

Vaše putovanje do AP i AR automatizacije počinje partnerstvom sa pravim rešenjem.

Unimaze softver za automatizaciju može da obrađuje i AR i AP da bi zadovoljio Vaše jedinstvene poslovne potrebe.

Kontaktirajte nas da biste započeli sa AP i AR automatizacijom.

Povezani sadržaj

24 Maj 2022 | Tekstovi

Kako biti uspešan u projektu e-fakturisanja

12 Jun 2022 | Tekstovi

B2G e-fakturisanje - Obezbeđivanje usklađenosti

30 April 2022 | Tekstovi

Unimaze Digitizer konačno stiže u Srbiju