Odeljenja za finansije u većini preduzeća svakodnevno se bave narudžbinama i fakturama. U suštini, to znači da su ova dva ključna dokumenta u procesu obračuna obaveza.
Ali, koja je razlika između narudžbenice i fakture? Pa, do kraja ovog posta, znaćete osnovne razlike između njih. Ono što je najvažnije, naučićete kako ručne narudžbenice i fakture mogu da naškode Vašem poslovanju i zašto bi trebalo da pređete na proces elektronske kupovine.
Ali, pre nego što krenemo, hajde da sklonimo nekoliko stvari sa puta.
Šta je faktura?
Faktura je vremenski vezan komercijalni dokument koji prodavac šalje kupcu. On navodi i beleži transakciju između dva trgovinska partnera. U fakturi se traži plaćanje robe ili usluga kupljenih na kredit. Generalno, postoje dve vrste faktura; papirne i elektronske fakture.
Papirne fakture - ovo su, pa, na papiru. Dolaze u štampanom obliku i šalju se poštom ili na fizičku adresu klijenta.
Elektronske fakture – dostupne su u strukturiranom elektronskom formatu. Obrađuju se automatski i elektronski. Elektronske fakture postaju sve popularnije kako poslovni svet usvaja digitalnu transformaciju.
Šta je nalog za kupovinu?
Narudžbenica (PO) je komercijalni dokument koji se šalje od kupca dobavljaču koji potvrđuje narudžbu proizvoda ili usluga. Kada prodavac prihvati porudžbinu, on/ona postaje pravno vezan statusom ugovora o dokumentu. Isto tako, ako kupac odbije da plati, prodavac može da traži pravno obeštećenje u skladu sa odredbama i uslovima dokumenta.
Koje su razlike između naloga za kupovinu i fakture?
Primarna razlika između narudžbenice i fakture je u tome što narudžbenica potvrđuje porudžbinu dok faktura traži plaćanje porudžbine.
Ipak, postoji više razlika kao što je navedeno u nastavku.
Porudžbina
- Na inicijativu kupca
- Primio prodavac
- Poslano na početku narudžbe
- Označava dan kupovine
- Sadrži naziv kompanije koja kupuje robu i usluge
- Opisuje količinu ponuđene robe ili usluga
- Označava cene
- Sadrži informacije o plaćanju, adresu za obračun i broj naloga za kupovinu
- Označava adresu za isporuku i očekivani datum isporuke
Faktura
- Iniciran od strane prodavca/prodavca
- Primio kupac
- Šalje se nakon završetka porudžbine prema ugovoru o plaćanju
- Sadrži datum kupovine, naziv kompanije koja kupuje i količinu naručene robe/usluge
- Uključuje broj fakture i kontakt informacije prodavca
- Označava kredite i popuste kao i raspored plaćanja
- Prikaži ukupan iznos duga prodavcu
Koje su sličnosti između naloga za kupovinu i fakture?
Zaista, postoje očigledne razlike između narudžbenice i fakture. Međutim, ova dva dokumenta su slična na nekoliko načina.
Pravna tačka – Narudžbenica i faktura su pravno obavezujući kontakti. U suštini, to znači da prodavac i kupac moraju ispuniti detalje dokumenata. Svaka strana može podneti tužbu protiv stranke koja ne ispuni radnje navedene u dokumentima. Povrh toga, oba dokumenta uključuju informacije o pošti, detalje o narudžbini i cene. Faktura prikazuje kontakt informacije prodavca i broj fakture i svako prilagođavanje plaćanja. Takođe uključuje ukupan iznos koji se duguje prodavcu i raspored plaćanja.
Dalje, faktura uključuje broj narudžbenice kao referencu.
Zašto koristiti fakturu za poslovanje?
Postoji nekoliko razloga zbog kojih bi trebalo da koristite fakturu u svakodnevnom poslovanju Vašeg preduzeća. Ovo uključuje;
- Faktura Vam omogućava da prikupite novac
Prednost broj jedan korišćenja fakture je da Vam omogući da platite na vreme. Imajte na umu da Vam većina kupaca neće platiti za isporučenu robu ili usluge dok im ne pošaljete fakturu. Naravno, možete pozvati ili poslati e-poštu, ali većina će insistirati da prosledite fakturu u svrhu vođenja evidencije na njihovoj strani.
- Faktura nudi transparentnost potrošnje
Morate da pratite potrošnju Vašeg preduzeća. U suprotnom, biće teško znati u kom pravcu ide preduzeće. Faktura je podsetnik zašto trošite svoj novac. Sa takvim uvidima, računovodstvo može znati kako različita odeljenja troše svoj novac. Na taj način postaje lako smanjiti nepotrebnu potrošnju.
- Faktura Vam omogućava da upravljate plaćanjima
Faktura sadrži broj prodatih dobara ili usluga. Takođe pokazuje iznos novca koji je uplaćen do danas i neizmirene obaveze. Te informacije pomažu preduzećima da preuzmu kontrolu nad načinom na koji vrše plaćanja.
- Zašto koristiti nalog za kupovinu za posao
Narudžbenica je neophodan poslovni dokument, bilo da ste mala ili velika organizacija. Ono što sledi je pregled prednosti korišćenja porudžbine za poslovanje.
Pomaže u definisanju očekivanja obe strane
Narudžbenice omogućavaju kupcima da jasno definišu šta očekuju od prodavaca. Osim toga, oba trgovinska partnera mogu koristiti uslove za pokretanje tužbe ako se ne poštuju postavljeni uslovi.
- Pomaže u upravljanju nalozima
Narudžbenica omogućava odeljenjima za operacije, računovodstvo i nabavku da prate dolazne i isporuke na čekanju. Na taj način mogu efikasno pratiti i upravljati nalozima.
- Pomaže u budžetiranju
Morate imati budžet za svoje poslovanje. Narudžbenica omogućava kupcima da odrede dodatne troškove, kao što je transport unapred, što im omogućava razumnu potrošnju.
- To je pravni dokument
Nije Vam potreban formalni ugovor da biste tražili prodavca koji ne ispunjava svoju obavezu. Narudžbenica je pravno obavezujući poslovni dokument. Napomena – Narudžbenica postaje legalna tek nakon što je prodavac prihvati.
- Pomaže u reviziji
Svako ozbiljno preduzeće treba da radi revizije svake finansijske godine. Sa porudžbinom na mestu, postaje lako sprovoditi revizije.
- Fakturisanje i trosmerni proces uparivanja
Poređenje naloga za kupovinu i fakture nije završeno dok ne razgovaramo o trosmernom procesu uparivanja. Dakle, šta je proces trosmernog podudaranja?
Za početak, ovo je proces poređenja narudžbenice sa napomenom o robi ili uslugama sa fakturom dobavljača. Poređenje se dešava pre plaćanja fakture. Ideja je da se pomogne u određivanju da li će faktura biti plaćena delimično ili u potpunosti. Takođe pomaže da se osigura da se plaća samo ispravna faktura.
Iz gornjeg opisa, tri dokumenta su neophodna za proces. To su;
- Kupovni nalozi
- fakture
- Potvrde o porudžbini ili pakovanje
Tačan proces uključuje pregled količina, cena i uslova kako bi se osiguralo da je prodavac ispunio ono što se očekivalo prema uslovima narudžbenice. Kupac može odbiti plaćanje u slučaju varijacije u ceni, količini ili ako ima oštećene robe. Kada faktura prođe trosmerni proces, kupac može da plati prema uslovima prodavca. Trosmerni proces može pomoći Vašem preduzeću da uštedi novac dvostrukom proverom informacija i isticanjem nedoslednosti pre plaćanja. Takođe pomaže u jačanju odnosa kupca i prodavca.
Zašto govorimo o trosmernom procesu? To nas vodi do naše sledeće tačke.
Kako ručni nalog za kupovinu i fakturisanje mogu naštetiti Vašem poslovanju
Nemojte pogrešiti; trosmerni proces uparivanja ima savršenog smisla.
Sa druge strane, međutim, to je i dalje ručni proces. I pogodite šta? Ručnim procesima nema mesta u današnjem digitalnom poslovnom svetu.
Misli o tome;
Ručna obrada naloga za kupovinu i faktura je sklona lošoj kontroli budžeta, neefikasnosti, višim troškovima i greškama.
Povrh toga, ručne narudžbenice i fakturisanje mogu uzrokovati;
- Nedostatak transparentnosti
- Kašnjenje u ciklusu obrade naloga za kupovinu
- Nedostatak usklađenosti
- Loša komunikacija između uključenih ljudi
Da li znate šta je dobra vest?
Možete da pređete na elektronsku kupovinu i pomognete svom preduzeću da izbegne nedostatke trosmernog procesa uparivanja.
Proces elektronske kupovine i njegove prednosti za poslovanje
Elektronska kupovina daje preduzećima veću transparentnost i kontrolu. Omogućava Vam da preuzmete odgovornost za proces kupovine do plaćanja u celosti. Evo nekih od prednosti e-nabavke za poslovanje.
- Smanjuje troškove
Automatizacija procesa kupovine eliminiše duple troškove. Koristi masovnu kupovinu dok Vam štedi troškove vezane za narudžbenice i fakture na papiru. Pošto razmjenjujete dokumente elektronskim putem, nećete snositi troškove slanja i pečata.
- To podstiče transparentnost
Rešenja za elektronski nalog za kupovinu olakšavaju sastavljanje i analizu izveštaja o Vašem sistemu nabavke. U suštini, to znači da možete osigurati da su Vaše procedure kupovine u skladu sa Vašim politikama.
- Povećana produktivnost
E-nabavka je brža i oduzima manje vremena u poređenju sa tradicionalnim nabavkama. Osim toga, sa Vašom evidencijom koja se čuva elektronski, lakše je napraviti ponovljene narudžbe. Elektronska kupovina podrazumeva da možete imati šablone koje možete brzo da popunite, štedeći Vam tonu vremena i povećavajući produktivnost.
- Eliminiše papirologiju
Jedan nedostatak korišćenja narudžbina na papiru i fakturisanja je veliki deo papira. Međutim, sa e-nabavkama to ne bi trebalo da bude razlog za zabrinutost. Vaši dokumenti se čuvaju i čuvaju u oblaku, smanjujući potrebu za stvaranjem više prostora za čuvanje sve papirologije. A sa Vašim podacima uskladištenim u oblaku, možete brzo da pronađete starije narudžbenice i fakture.
- Poboljšana brzina transakcije
Elektronska kupovina je superefikasna i štedi vreme. Tačnije, pojednostavljuje proces kupovine i, shodno tome, povećava brzinu transakcije. Efekat talasanja je bolji odnos sa Vašim trgovinskim partnerima. Osim toga, pošto e-nabavke smanjuju nepotrebne zadatke, možete se koncentrisati na druge strategije rasta poslovanja.
- Standardizuje kupovinu
Kada imate nekoliko odeljenja u organizaciji koja donose odluke o kupovini, postoji veća mogućnost grešaka i propusta. Elektronska kupovina roba i usluga olakšava svim odeljenjima da se pridržavaju standarda nabavke firme.
- Smanjuje greške
Elektronska razmena dokumenata smanjuje greške na skoro nulu jer nema štampanja ili ručnog popunjavanja podataka.
Automatizacija faktura
Da biste u potpunosti uživali u prednostima elektronske kupovine, savršeno je logično automatizovati obradu faktura. Najbolja rešenja za fakture će uskladiti dolazne fakture sa nalozima za kupovinu, prijemima robe i rasporedima plaćanja. Kada se usaglasi, sistem će automatski obraditi fakturu na osnovu unapred određenih pravila. I, u slučaju da sistem ne može da uskladi fakture, tražiće imenovani kontakt na fakturi radi odobrenja.
Unimaze – pomaže Vam da automatizujete svoj proces kupovine
Automatizacija Vašeg procesa kupovine ne mora da bude izazov. Sve što treba da uradite je da pronađete rešenja za nalog za kupovinu i rešenja za fakturisanje koja funkcionišu za Vaš poslovni model. Stavite drugačije; potražite softver za e-nabavke koji može da odgovori na posebne potrebe Vaše funkcije kupovine. Na taj način možete iskoristiti elektronsku kupovinu i sve prednosti koje to dolaze. U Unimaze-u ćemo Vam pomoći da svu snagu automatizacije postavite direktno u Vaš sistem. Sa pravim softverom, možete da prilagodite tokove posla, generišete narudžbenice, brzo plaćate fakture i, što je najvažnije, nema grešaka.
Često postavljana pitanja
Da li se rešenje Unimaze za narudžbenice integriše sa računovodstvenim i drugim finansijskim sistemima?
Da. Međutim, jednostavnost korišćenja zavisi od specifičnog softvera za e-nabavke i računovodstvenog sistema koji koristite. Sve u svemu, softver Unimaze radi sa različitim računovodstvenim sistemima i ERP-ovima.
Koliko ću uštedeti sa rešenjem za fakturisanje Unimaze?
Pa, ovo zavisi od veličine Vaše organizacije. Naše rešenje će Vam pomoći da uštedite na papirologiji, dok će Vašim zaposlenima omogućiti da se koncentrišu na druge produktivne aktivnosti. Naravno, što je Vaša organizacija veća, to je veća ušteda.
