Iako mnoge organizacije znaju koje su prednosti odustajanja od papirnih faktura, neke se i dalje bore da odrede najbolju strategiju za prelazak iz prakse. U stvari, čak 61 odsto faktura je i dalje na papiru.
Pogrešna percepcija da je e-fakturisanje složeno
Većina organizacija i kompanija veruje da su papirne fakture lake i jednostavne za korišćenje. Ipak, fakturisanje ima nekoliko elemenata koji se mogu zadovoljiti automatizacijom kako bi se povećala brzina transakcija.
Studija o plaćanjima i doznakama utvrdila je da je odloženo plaćanje uobičajen problem za dobavljače koji koriste fakture na papiru.
Suprotno shvatanju da su papirne fakture jednostavne za korišćenje, one su zamorne za obradu i podložne su ljudskim greškama, što dovodi do kašnjenja u plaćanju.
S druge strane, e-fakture se mogu slati, pregledati i odobravati relativno brzo, što rezultira bržim plaćanjem i manjim brojem grešaka. Ove prednosti daleko nadmašuju uočenu složenost usvajanja i implementacije rešenja za elektronsko fakturisanje.
Organizacije ne uspevaju da u potpunosti prihvate ideju e-fakturisanja
Da bi isporučio papirnu fakturu, sve što organizacija treba da uradi je da pošalje zahtev za plaćanje bilo e-poštom ili poštom.
Ali, da bi poslali e-fakturu, dobavljač i kupac moraju da koriste kompatibilne ERP sisteme. U suštini, to znači da oba trgovinska partnera moraju preduzeti korake kako bi osigurali kompatibilnost svojih računovodstvenih sistema.
Naravno, uključivanje za obe strane može biti naporno, ali sa dobavljačem rešenja za e-fakturisanje pored Vas, proces integracije može biti mnogo lakši i brži.
Osim toga, organizacije koja obrađuju mali broj faktura mogu koristiti generator faktura za unos relevantnih informacija bez složene implementacije.
Ako kompanijama treba vremena da nauče šta je potrebno da integrišu rešenje za e-fakturisanje u svoje ERP sisteme, shvatiće da onboarding nije dosadan niti dugotrajan.
Pogled da je e-fakturisanje dodatni trošak
Zaista, organizacije mogu brzo poslati papirne fakture putem pošte ili e-pošte. Stavljanje fakture dobavljača u kovertu i dodavanje poštarine može lako proći kao netrošak.
Ali, šta se dešava kada pošaljete stotine ili hiljade papirnih faktura godišnje? Naravno, to se prevodi kao pravi novac.
Iako ćete imati neke troškove za podnošenje elektronske fakture, dugoročno ćete uštedeti značajne količine novca. Osim toga, većina rešenja nezavisnih proizvođača vam omogućava da besplatno pošaljete mali broj faktura.
Štaviše, brzina plaćanja sa e-fakturisanjem omogućava vam da negujete zdraviji odnos sa svojim trgovinskim partnerima.
Kada sve to uzmete u obzir, primena e-fakturisanja u Vašem poslovanju ne predstavlja dodatni trošak. Ako ništa drugo, slanje e-faktura omogućava Vašoj organizaciji da uštedi novac.
Nedostatak podsticaja za organizacije da usvoje e-fakturisanje
Zemlje kao što je Singapur su uspešno implementirale inicijative za e-fakturisanje širom zemlje zahvaljujući grantu za registraciju e-fakturisanja u iznosu od 200 dolara.
Druge zemlje poput Ujedinjenog Kraljevstva su učinile obaveznim dobavljačima da šalju vladine zahteve za plaćanje putem e-fakturisanja.
U većini zemalja, međutim, nema podsticaja za organizacije da usvoje elektronske fakture. Efekat talasanja je da kompanije u ovim zemljama nemaju potrebu za implementacijom e-fakturisanja. U stvari, mnoge organizacije nisu ni svesne prednosti partnerstva sa rešenjem za e-fakture.
Dvosmisleni pravni zahtevi
Dok mnoge zemlje ohrabruju upotrebu e-faktura, ceo fenomen e-faktura je još uvek u početnoj fazi.
Kao rezultat toga, većina zemalja još uvek ima nejasne ili zbunjujuće pravne okvire za kontrolu primene e-faktura.
Čak iu zemljama u kojima je zakon jasan, većina vlasnika organizacija nije u potpunosti upoznata sa onim što treba da urade kako bi osigurali da se pridržavaju propisa kada šalju ili primaju e-fakture.
Povrh toga, postoji nedostatak transparentnosti u vezi sa rešenjima za e-fakturisanje koja su dostupna na tržištu. Kao rezultat toga, organizacije nisu sigurne u najbolju ponudu elektronskog fakturisanja za njihov poslovni model;
Trgovinski partneri ne podržavaju elektronsko fakturisanje
Računovodstveni sistem Vašeg trgovinskog partnera mora da podržava elektronsko fakturisanje da biste mu slali e-fakture.
Drugim rečima, morate da imate posla sa organizacijom koja podržava e-fakturisanje za razmenu e-faktura.
Iako postoji velika šansa da Vaš trgovinski partner već podržava e-fakturisanje, uvek postoji verovatnoća da ćete naići na onaj koji to ne čini, što će Vas primorati da idete putem faktura na papiru.
A onda postoji mogućnost da trgovinski partneri ne koriste iste formate e-faktura.
Nedostatak budžeta
Naravno, početni troškovi integracije rešenja za e-fakturisanje u ERP mogu biti previsoki za male organizacije sa malim budžetom.
Iako bi neka male i srednje organizacije želele da implementiraju elektronsko fakturisanje, visoki početni i naknadni troškovi ih blokiraju.
Neke organizacije nemaju čak ni ERP sistem, dok druge smatraju da su investicije potrebne za nadogradnju njihovih računovodstvenih sistema daleko iznad njihovih budžetskih izdvajanja.
Mogući načini za prevazilaženje
Smanjite složenost usvajanja e-faktura
Vlasti i prodavci bi trebalo da uvedu brže metode uključivanja kako bi se suočili sa „složenošću“ koja je povezana sa implementacijom elektronskog fakturisanja. Dobavljač ili organizacije koje želi da usvoji e-fakture trebalo bi da bude u mogućnosti da to uradi u nekoliko klikova bez prolaska kroz dugi birokratski proces.
Povrh toga, dobavljači rešenja treba da izbegavaju deljenje zbunjujućih ili konfliktnih informacija o uključivanju i funkcionalnosti elektronskog fakturisanja.
Na taj način organizacije mogu da pređu na e-fakture bez osećaja da komplikuju svoje računovodstvene procese.
Obezbedite informacije masovnom tržištu
Još uvek postoji mnogo dezinformacija o e-fakturisanju, i nije iznenađujuće što mnoge organizacije i dalje veruju da su fakture na papiru lakše i brže za korišćenje.
Međutim, igrači iz industrije i vlasti mogu ovo da promene. Neki načini da se osigura da tačne informacije i prednosti korišćenja elektronskih faktura dođu do javnosti uključuju događaje i izložbe.
Dalje, zemlje kao što su Ujedinjeno Kraljevstvo, Australija i Kanada mogu iskoristiti svoje informativne portale da prenesu poruku. To bi takođe povećalo transparentnost u pogledu različitih rešenja dostupnih na tržištu.
Osim toga, tržišni analitičari mogu pomoći u povećanju transparentnosti svojim publikacijama. Provajderi rešenja mogu da se upuste u snažne marketinške kampanje kako bi stvorili svest o javnom e-fakturisanju.
Stvorite podsticaje za podsticanje organizacija da usvoje e-fakturisanje
Primena novih politika bolje funkcioniše sa podsticajima. Jedan od načina na koji vlasti mogu da podstaknu organizacije da preuzmu e-fakture je da ponude poreski kredit. Ili, obećajte brže plaćanje ako dobavljač podnese fakturu elektronskim putem.
Vlade takođe mogu da izdaju bespovratna sredstva kako bi pomogli organizacijama da podmire početne visoke troškove implementacije e-fakturisanja – na singapurski način.
Standardizujte da biste smanjili troškove
Pošto je slanje e-faktura jeftinije od drugih metoda, savršeno je logično standardizovati elektronsko fakturisanje i poboljšati interoperabilnost kako bi se smanjio otpor.
Uprkos tome, provajderi i nadležni organi moraju da shvate da se mogućnosti i zahtevi za e-fakturisanje razlikuju od jedne do druge organizacije. Ako primaoci faktura ili provajderi mogu da podrže nekoliko formata faktura i formatiranje podataka bilo koji na bilo koji, prihvatanje od strane kompanija bi se moglo značajno povećati.
Koristite dobavljače trećih strana da smanjite troškove
Naravno, razvoj internog okvira za e-fakturisanje može biti skup. Ali, organizacije mogu da se odluče za sertifikovane provajdere pristupnih tačaka da ih povežu sa mrežama za e-fakturisanje kao što je PEPPOL.
Softver za e-fakturisanje je pristupačan i lak za upravljanje. Osim toga, većina provajdera će nadograditi Vaš ERP sistem kako bi podržao e-fakture bez ostavljanja rupe u Vašem budžetu.
Osetljivost o povraćaju ulaganja
Većina organizacija veruje da ulaganje u sistem e-fakturisanja neće doneti pozitivan povraćaj ulaganja. Opet, vlasti i provajderi mogu promeniti ovu percepciju obezbeđivanjem javno dostupnih alata i kalkulatora ROI.
Ideja je da pokažemo vlasnicima organizacija koji žele da implementiraju elektronsko fakturisanje da će za nekoliko minuta biti dobar povraćaj ulaganja.
Za kraj
E-fakturisanje je budućnost plaćanja.
Uprkos gore navedenim preprekama, organizacije već primenjuju korišćenje e-faktura i ubiru prednosti.
Sa obaveznim uvođenjem e-faktura u mnogim zemljama širom sveta, samo je pitanje vremena kada će svi slediti njihov primer i usvojiti e-fakture.
U međuvremenu, vlade i provajderi mogu da pronađu načine da jednom zauvek reše prepreke za e-fakturisanje. Na taj način globalno usvajanje elektronskog fakturisanja može da se desi ranije.
Ako želite da primenite e-fakturisanje za svoju organizaciju, kontaktirajte Unimaze podršku danas da biste rezervisali besplatnu sesiju konsultacija sa jednim od naših stručnjaka za e-fakturisanje
