Tekstovi

Kako da konvertujete PDF fakture u e-fakture u samo 3 koraka

6 Avgust 2021

Zašto biste trebali konvertovati PDF fakture u e-fakture (ili XML). Budite sami sebi standard u svom poslovanju.

Potrebno je 16 dana da se odobri i plati PDF faktura. S druge strane, elektronska faktura omogućava trenutno odobrenje i plaćanje. Na taj način Vaša organizacija može imati koristi od uvida u sledeće procese u realnom vremenu:

Kada kupac zatraži da mu pošaljete elektronsku fakturu, šta to znači? To implicira da PDF fakture koje šaljete putem e-pošte više nisu zgodne. To takođe znači da je vreme da pređete na rešenje koje vam omogućava da konvertujete PDF fakture u uobičajene standarde za e-fakture kao što su XML ili UBL.

Pitanje je:

Zašto bi pretvaranje PDF faktura u e-fakture (ili XML) trebalo da bude norma u Vašem poslovanju?

Elektronsko fakturisanje preuzima kao univerzalan i prihvatljiv način slanja i primanja faktura. Prema studiji koju je naručio Bilentis, 55 milijardi e-faktura će biti razmenjeno između trgovinskih partnera širom sveta do 2025. godine, što predstavlja stopu rasta od 20% godišnje. Dalje, marketinška vrednost elektronskog fakturisanja dostići će neverovatnih 20,5 milijardi dolara do iste godine.

Naravno, kao progresivan posao koji razmišlja o napredovanju, želećete da budete deo ovog iskustva.

Poenta koju želimo da istaknemo je da je pretvaranje PDF faktura u elektronske fakture prilika za Vašu organizaciju da se pridruži trendu koji će na kraju promeniti fakturisanje kakvo poznajemo. Razmislite o tome kako biste bili sigurni da je Vaša organizacija spremna za budućnost fakturisanja.

Osim toga, pretvaranje PDF faktura u e-fakture, u suštini, omogućava vam da održite zdrav odnos sa svojim poslovnim partnerima.

Prednosti elektronskog fakturisanja vs. PDF tradicionalnog fakturisanja

E-fakturisanje dodaje vrednost Vašem poslovanju, a istovremeno oslobađa Vaš tim da radi na drugim oblastima rasta. Evo nekih prednosti odustajanja od PDF fakturisanja za e-fakturisanje:

Brža obrada faktura i plaćanje

Obično, kada kupac primi Vašu PDF fakturu, ona se nalazi u njihovoj e-pošti, čekajući niz procesa, uključujući sortiranje, preusmeravanje, ponovno unos ključeva i podnošenje na odobrenje. Naravno, ovaj proces zahteva vreme, a da ne pominjemo verovatnoću da se Vaša faktura može izgubiti.

Sa druge strane, elektronsko fakturisanje pomaže u smanjenju ovih kašnjenja pojednostavljivanjem procesa odobravanja. Kada klijent primi Vašu e-fakturu, može joj pristupiti na svom ERP sistemu i usmjeriti je na licu mjesta radi bržeg odobrenja. Efekat talasanja je da se brže plaćate.

Pristup neizmirenim fakturama u realnom vremenu

Potrebno je 16 dana da se odobri i plati PDF faktura. S druge strane, elektronska faktura omogućava trenutno odobrenje i plaćanje. Na taj način Vaša organizacija može imati koristi od uvida u sledeće procese u realnom vremenu:

  • Neplaćene fakture
  • Dolazni i odlazni novčani tokovi
  • Bolje upravljanje gotovinom
  • Status i lokacija Vaših faktura
  • Trenutna finansijska situacija Vašeg poslovanja

Povećana produktivnost i automatizacija

PDF fakture se moraju ponovo uneti u Vaš sistem obaveza prema dobavljačima (AP). Proces ručnog unosa je podložan greškama i može dovesti do mnogih sporova ili odbijenih faktura.

E-fakturisanje vam omogućava da šaljete podatke direktno u AP sistem Vašeg klijenta, eliminišući ručni unos. Zbog toga se Vaše računovodstvo može fokusirati na aktivnosti visoke vrednosti.

Dalje, elektronsko fakturisanje omogućava odeljenjima AP da automatski provere fakture pre nego što ih usmere donosiocima odluka na odobrenje. Automatske validacije pomažu u uklanjanju grešaka u ključnim proračunima kao što je PDV.

Ostale prednosti automatizacije validacije faktura uključuju:

  1. Možete identifikovati robu koju kupuje svako odeljenje.
  2. Lakše je uskladiti fakture sa drugim dokumentima nabavke kao što su narudžbenici i ugovori.

Bolje izmirenje računa

Usklađivanje faktura koje ste izdali svojim klijentima sa njihovim uplatama može biti izazovno.

Kao prvo, Vaši klijenti mogu da odluče da izdaju jedno plaćanje za više faktura. Iznos plaćanja se može razlikovati od originalnih faktura zbog oštećene robe i odbitaka.

E-fakturisanje pojednostavljuje proces usaglašavanja računa jer vam omogućava da pošaljete detalje faktura zajedno sa uplatom.

Ostale prednosti korišćenja e-faktura umesto PDF ili papirnih faktura uključuju:

  • Poboljšano zadovoljstvo kupaca
  • Povećana transparentnost
  • Očuvanje podataka sa niskim troškovima

Uz mnoge prednosti elektronskog fakturisanja, postoji svaki razlog da usvojite e-fakturisanje kako biste poboljšali svoje poslovne procese.

Šta ako Vaš trgovački partner dobavljača ne može da pošalje elektronsku fakturu?

Ne morate da se nosite sa neprijatnostima i rizicima koji dolaze sa PDF fakturama – recite im da vam pošalju PDF fakturu, a zatim je jednostavno konvertujte u e-fakturu. Obavestićemo Vaskako dalje!

Pretvaranje PDF fakture u e-fakturu je jednostavno kao 1-2-3!

Evo jednostavnog procesa za pretvaranje bilo koje PDF fakture u elektronsku fakturu:

Korak 1:

Otpremite fakturu na Unimaze-ovu platformu

Korak 2:

Obradite fakturu preko sistema optičkog prepoznavanja znakova (OCR) preko platforme.

Radi jasnoće, OCR radi na Rossum-u, tehnologiji koju pokreće veštačka inteligencija koja identifikuje i bira ključne detalje skenirane PDF fakture. Sistem koristi informacije prikupljene iz PDF fakture za kreiranje elektronske fakture.

Napomena – Kada sistem ne može da identifikuje neke detalje PDF fakture potrebne za konverziju, u igru ulazi ručno mapiranje.

Ručno mapiranje trenira AI mašinsko učenje kako bi se osiguralo da sistem može da identifikuje svaki ključni element potreban za pretvaranje PDF fakture u e-fakturu.

Korak 3:

Pošaljite novogenerisanu e-fakturu u Vaš ERP sistem radi daljeg prilagođavanja ako je potrebno.

Unimaze vam pomaže da konvertujete PDF fakture u bilo koji elektronski format

Unimaze Software je razvio rešenje koje pomaže vlasnicima organizacija i trgovinskim partnerima da konvertuju PDF fakture u e-fakture u nekoliko klikova.

Radi na veštačkoj inteligenciji, naš softver vam omogućava da konvertujete PDF fakture u skladu sa zahtevima EDI i e-fakturisanja.

Zašto biste trebali koristiti Unimaze za pretvaranje PDF-ova u elektronske dokumente?

  • Naše rešenje je jednostavno za korišćenje
  • Možete odmah obraditi PDF fakture u svoj postojeći ERP sistem ili EDI infrastrukturu.
  • Nisu potrebne tehničke promene na Vašem sistemu.
  • Nema prekida u Vašem digitalnom lancu snabdevanja

Kontaktirajte Unimaze podršku da biste počeli da pretvarate svoje PDF fakture u e-fakture već danas.

Povezani sadržaj

31 Maj 2022 | Tekstovi

Digitalno plaćanje – Ubrzajte svoj poslovni uspeh 

31 Maj 2022 | Tekstovi

Ubrzajte se uz automatizaciju računovodstva 

2 Jun 2022 | Tekstovi

Kako ubediti svoje dobavljače da usvoje e-fakturisanje?