Nova tehnologija već prodire u poslovni svet, a kompanije koje usvajaju e-fakturisanje žanju mnogo. Odbacivanje papirnih faktura za e-fakture će ponuditi još veću vrednost kako tehnologija nastavlja da sazreva.
U Unimaze-u smo ponosni što smo isporučili rešenja za e-fakturisanje vodećim brendovima širom sveta više od 10 godina.
Brzo se prilagođavamo trendovima, jer tržište elektronskog fakturisanja nastavlja da se razvija, što nam omogućava da obezbedimo rešenja koja zadovoljavaju današnje potrebe organizacija za elektronskom razmenom dokumenata.
U ovom postu istražujemo e-fakturisanje i šta znači da organizacije usvoje ovaj trend u nastajanju. Kasnije ćemo razgovarati o usklađenosti e-dokumenata.
Uronimo odmah.
Kome je potrebno e-fakturisanje?
Tokom poslednjih nekoliko godina, svedoci smo sve većeg usvajanja elektronskog fakturisanja u segmentima kao što su fakturisanje između organizacija (B2B e-fakturisanje), između organizacija i Vlade (B2G e-fakturisanje) i između organizacija i kupaca (B2C e-fakturisanje).
Dok različite zemlje različito definišu e-fakturisanje u zavisnosti od propisa i prirode konkretnog poslovanja, Vaša organizacija je spremna za elektronsko fakturisanje ako:
- Vaše odeljenje za plaćanje računa (AP) postaje preveliko.
- Preko 10% vremena Vašeg AP osoblja troši se na komunikaciju sa dobavljačima
- Vaša odeljenja za finansije i nabavke moraju da se bave brdima papirologije
- Preko 10% vremena Vašeg AP osoblja se troši na ručno unošenje podataka o fakturi u ERP sistem Vaše organizacije
- Greške Vaše AP stvaraju poseban radni tok
Kako organizacije razmenjuju e-fakture?
Razmena elektronskih faktura se odvija po različitim modelima, uključujući:
- Model direktnog dobavljača
- Model direktnog kupca
- SaaS/PaaS model
- Model sa četiri ugla
- Model direktnog kupca
- Model hibridnog oblaka (hybrid cloud)
- Model sa više oblaka (multi cloud)
Organizacije širom sveta razmenjuju e-fakture direktno sa kupcima ili preko nezavisnih dobavljača usluga kao što je Unimaze.
Prednosti korišćenja dobavljača rešenja za e-fakturisanje
Iako možete da razmenjujete fakture direktno sa kupcima, korišćenje provajdera usluga e-fakturisanja nudi nekoliko prednosti, uključujući:
- Renomirani provajder može ponuditi rešenja za e-fakture za SVE Vaše potrebe e-poslovanja kako se one razvijaju. Iako fakturisanje može da prođe kao mali proces, ono je kritičan deo Vašeg ukupnog procesa gotovine od nabavke do plaćanja.
Zbog toga želite da budete sigurni da Vaše podešavanje e-fakturisanja može da podnese sve potrebe Vaše organizacije za B2B e-trgovinu.
- Integracija B2B e-fakturisanja je složena, skupa i kontinuirana. Takođe, standardi, procesi, protokoli i pozadinski sistemi se stalno menjaju
Iskusna usluga e-fakturisanja donosi solidne veštine integracije između B2B-a i ERP-a koje su potrebne da bi se osiguralo da Vaš ERP sistem ima tačne informacije.
- Rad sa uslugom e-fakturisanja koja povezuje Vašu organizaciju sa mrežama kao što je PEPPOL dajući Vašem poslovanju globalne mogućnosti elektronskog fakturisanja.
Povezivanje sa globalnom zajednicom takođe daje Vašoj organizaciji fleksibilnost koja joj je potrebna da promeni strategije lanca snabdevanja u skladu sa promenljivom dinamikom tržišta.
- Partnerstvo sa rešenjem za e-račun može da uštedi troškove. Dobavljač usluga može modelirati troškove softvera za elektronsko fakturisanje i integraciju prema potrebama Vaše organizacije.
- Možete iskoristiti znanje analitičara o zahtevima za e-fakturisanje specifičnim za zemlju. Kako elektronsko fakturisanje i dalje postaje obavezno na globalnom nivou, rad sa iskusnom uslugom e-faktura može pomoći Vašoj organizaciji da se kreće kroz složeni lavirint regulatornih okvira.
Zašto bi trebalo da izbegavate papirno fakturisanje i usvojite e-fakturisanje?
Prvo, papirne fakture nanose haos po životnu sredinu. Uprkos rastućim trendovima e-fakturisanja, 70 do 80% organizacija se i dalje oslanja na papirne fakture.
Štaviše, količina energije koja se koristi za kreiranje ovih faktura može napajati 20 miliona domaćinstava godišnje! Zaista, usvajanje e-faktura je dobro za poslovanje i životnu sredinu. Pitanje koje se postavlja;
Koliko je upotreba papirnih faktura štetna po životnu sredinu?
Da biste razumeli uticaj papirnih faktura na životnu sredinu, sve što treba da uradite je da procenite situaciju u Vašoj kancelariji ili na radnom mestu.
Ako koristite papirne fakture, postoji velika verovatnoća da će te fakture na kraju biti usitnjene i bačene u kantu negde dugo nakon što su plaćene. A mi čak i ne govorimo o papiru koji leži u Vašoj kancelariji.
Što je još više uznemirujuće, papirne fakture čine 10% krčenja šuma na globalnom nivou. Povrh toga, papirne fakture doprinose 3k većoj emisiji ugljen-dioksida od elektronskih faktura. Hajde da to još malo razložimo. Jedna papirna faktura ima u proseku 2 do 5 stranica. A tu su i marke, koverte, troškovi dostave i energija potrebna za pravljenje papirnih faktura od drveća.
Brojevi ne lažu. Evo šta posedovanje svih ovih papira znači za životnu sredinu:
- 1 drvo = 8.500 komada papira
- 1 milion faktura = 118 stabala
- 1 milion faktura = 36 tona ugljen-dioksida (CO2).
- 1 milijarda faktura = 118.000 stabala
Naravno, ove brojke su obeshrabrujuće. Međutim, e-fakturisanje može pomoći da se minimizira negativan uticaj koji papir ima na životnu sredinu. Usvajanjem eRačuna, organizacije mogu da igraju integralnu ulogu u smanjenju zagađenja fosilnim gorivima izazvanog slanjem poštom i otpremom.
Slika ipak nije tako sumorna. Prema Billentisovom izveštaju, godišnje se razmeni 55 milijardi elektronskih faktura, a očekuje se da će broj rasti za 10 do 20% godišnje.
Ostale prednosti e-fakturisanja
Usvajanje elektronskog fakturisanja poboljšava Vaš AP proces. Na taj način, Vaš AP tim ne mora da gubi vreme na ručne, odvodne, ponavljajuće, skupe procedure kao što su skeniranje i obrada faktura. Koliko možete da uštedite sa e-fakturisanjem?
Dosta. Prema studiji Sterling Commerce-a, primena elektronskog fakturisanja može da vam omogući da uvedete AP automatizaciju i uštedite do 90% na obradi faktura. Detalji ove studije otkrivaju da obrada papirne fakture košta oko 30 dolara. S druge strane, automatizovane fakture koštaju oko 3,50 dolara za obradu. Dalje, ispravljanje grešaka na jednoj fakturi na papiru može koštati Vaše poslovanje čak 53,50 dolara!
Digitalizacija i automatizacija cele Vaše e-fakture nudi nekoliko prednosti uključujući:
- Povećanje transparentnosti u Vašem AP odeljenju i bolja kontrola nad budžetom Vaše organizacije.
- Olakšavanje Vašoj organizaciji da se pridržava poreskih zakona i propisa Vaše zemlje.
- Omogućavanje digitalnog arhiviranja faktura, ušteda Vaše organizacije do 67% za arhiviranje faktura dobavljača tokom 10 godina.
Elektronske fakture i usklađenost sa elektronskim dokumentima
E-fakturisanje ide ruku pod ruku sa usklađenošću sa e-dokumentima. U stvari, e-faktura je u svojoj suštini vrsta e-dokumenta. Po definiciji, e dokument je svaki dokument koji se kreira, prenosi, obrađuje i arhivira elektronski.
Važnost usklađenosti e-faktura i e-dokumenata
Usklađenost sa e-fakturama i e-dokumentima varira u zavisnosti od toga da li razgovarate sa poreskim organima ili vlasnicima organizacija.
Za državne poreske organe, usklađenost znači redovnu, predvidivu naplatu indirektnih i direktnih poreza. U mnogim zemljama, vlade rade na obezbeđivanju usaglašenosti sa e-fakturama i e-dokumentima kako bi im pomogle da zatvore jaz u PDV-u. Na taj način, vlasti mogu osigurati da ima dovoljno novca za finansiranje javnih i vladinih projekata.
Za organizacije, e-fakturisanje i usklađenost sa e-dokumentima podrazumevaju pravilno podnošenje PDV-a i drugih poreza kako bi se izbegle kazne i kazne. Usklađenost takođe omogućava kompanijama da podnose ispravne prijave PDV-a i brzo dobiju povraćaj.
Šta podrazumeva usklađenost sa e-dokumentima?
Usklađenost sa elektronskim dokumentima kombinuje nekoliko uslova kojih se organizacije moraju pridržavati. Iako se ovi uslovi razlikuju od zemlje do zemlje, oni obično uključuju sledeće:
- Formati dokumenata prema zahtevima Vaših trgovinskih partnera i vladinih propisa.
- Zahtevi za sadržaj kako su propisani Vašim trgovinskim partnerima ili državnim propisima.
- Integritet i autentičnost razmenjenih dokumenata. To može uključivati sledeće:
- Elektronska razmena podataka (EDI)
- Poslovne kontrole koje omogućavaju pouzdan revizorski trag (BCAT)
- Elektronski potpisi i validacije
- Obavezni priključci vladinih infrastruktura. To može da obuhvata lokalne okvire ili međunarodne mreže kao što je PEPPOL.
- Saglasnost osoba koje primaju dokument za korišćenje elektronskih dokumenata.
- Akreditaciju i odobrenje Vaše lokalne poreske uprave da pokažete da ste ispunili sve tehničke uslove za prijem, izdavanje, prihvatanje i razmenu e-dokumenata.
- Mogućnost arhiviranja e-dokumenata prema zahtevima specifičnih za državu.
- Bezbednost i zaštita podataka implikacije elektronske razmene dokumenata.
Kao što je navedeno, zahtevi za usklađenost se razlikuju od zemlje do zemlje. Neki imaju stroge zahteve, dok su drugi fleksibilni.
Takođe, šeme e-fakturisanja ili režimi fakturisanja mogu se razlikovati od zemlje do zemlje u zavisnosti od vrste transakcije ili poslovanja.
Napomena – Neke zemlje ne priznaju e-dokumente kao važeće dokumente za poreske svrhe. Obavezno proverite kod nadležnih organa o zahtevima usaglašenosti e-dokumenata i važnosti u Vašoj zemlji.
Kako možete ispuniti zahteve za usklađenost sa e-dokumentima?
Standardizovani e-dokument još uvek nije realnost, što dovodi do mnogih izazova usklađenosti. Štaviše, propisi u vezi sa e-dokumentima se redovno menjaju u zemlji i inostranstvu.
Međutim, kako organizacije mogu osigurati usklađenost usred čestih promjena?
Prvo, važno je napomenuti da mnoge usluge koje uključuju razmenu elektronskih dokumenata razmatraju aspekt usklađenosti.
Dalje, većina kompanija koje se bave samo usklađenošću ne nudi tehničku podršku potrebnu za razmenu, formatiranje i skladištenje elektronskih dokumenata.
Stoga, da biste osigurali usklađenost, morate potražiti rešenje koje nudi sledeće usluge:
- Otvoreni portal zasnovan na oblaku koji nudi veze sa državnim organima, privatnim organizacijama i drugim povezanim mrežama.
- Stručnost za usklađenost sa propisima kako biste osigurali da održavate usklađenost sa e-dokumentima čak i uz redovne promene.
- Usluge integracije u Vaš ERP ili računovodstveni sistem bez promene sistema.
- Podrška 24 sata
- Podrška za onboarding da obavestite svoje trgovinske partnere o Vašoj nameri da usvojite e-dokumente i da im pomognete u tranziciji.
Uključivanje e-fakturisanja u Vaše poslovanje
Samo je pitanje vremena kada će elektronsko fakturisanje postati poželjna opcija naplate za organizacije širom sveta.
Vreme je da se pridružite vagonu. Uključivanje e-fakturisanja u Vaše poslovanje će, između ostalog, rešiti nedostatke papirnog fakturisanja i pojednostaviti Vaše AP procese.
Dok ste već kod toga, proverite uslove usaglašenosti sa e-dokumentima u zemlji u kojoj poslujete da biste počeli da koristite prednosti elektronske razmene poslovnih dokumenata.
U Unimaze-u možemo pomoći u digitalizaciji Vašeg poslovanja, omogućavajući vam da automatizujete razmenu faktura, plaćanja, porudžbina i dokumenata za isporuku, bez obzira na to gde i kako poslujete
